Si vous développez une application SaaS — solution RH, outil de gestion de contrats, plateforme financière ou service en ligne — il est probable que vous ayez le besoin d’intégrer une fonctionnalité de signature électronique.
Et pour cause : la dématérialisation des processus métiers impose aujourd’hui de pouvoir signer des documents sans impression, sans envoi postal, et sans friction.
Pour un product manager, il s’agit donc de garantir l’expérience utilisateur tout en respectant des exigences de sécurité, de traçabilité et de conservation.
Il ne s’agit pas seulement d’une intégration technologique, mais d’une démarche structurée à adopter intégrant des choix fonctionnels, réglementaires prenant en compte l’expérience utilisateur.
Comment mettre en place une signature électronique conforme eIDAS dans votre produit ?
Explication et réponse dans cet article.
Définir vos besoins en matière de signature électronique
Avant même de choisir une solution technologique, la première étape consiste à clarifier précisément pourquoi et sous quelle forme votre fonctionnalité de signature électronique doit être implémentée.
- Quels types de documents nécessitent une signature ? S’agit-il de contrats commerciaux avec des interlocuteurs externes à l’entreprise, de documents internes, ou de documents légaux engageant des responsabilités, comme des contrats de travail ou des accords de partenariat ?
- Qui sera le signataire ? Les signataires sont-ils internes, comme des responsables ou des employés, ou bien des partenaires externes (clients, fournisseurs) ?
- Quel est l’objectif juridique de la signature ? Est-ce une simple validation interne ou un engagement ayant une valeur légale avec des tiers ? Par exemple, un contrat avec un interlocuteur externe nécessitera plus de garanties qu’un document interne validé par un manager.
Une fois ces questions posées, vous pouvez orienter votre choix vers l’un des trois types de signature électronique suivants tel que défini par le règlement eIDAS :
- Signature simple : Utilisée pour des documents à faible enjeu, souvent internes. Elle repose sur une identification légère du signataire, généralement via une adresse email ou un compte utilisateur déjà existant dans votre plateforme. C’est une solution rapide à mettre en place mais qui offre une valeur juridique limitée.
- Signature avancée : Nécessaire pour des documents plus engageants, comme des contrats commerciaux, des engagements financiers ou des accords avec des partenaires externes. Elle impose une identification forte du signataire et garantit que la signature est exclusivement liée à lui. Pour cela, elle repose sur une protection cryptographique. Une fois signé, le document ne peut plus être modifié sans que cela invalide la signature, garantissant l’intégrité du document.
- Signature qualifiée : Requise pour des documents légaux ou réglementés, tels que des contrats notariés ou des documents émis dans des secteurs strictement encadrés (finance, assurance, santé publique). Elle repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire officiellement reconnu (QTSP). Ce niveau offre la valeur juridique la plus élevée : une signature qualifiée a le même statut qu’une signature manuscrite. Elle repose sur les mêmes technologies que la signature avancée, mais la protection du certificat est plus poussée (et donc aussi plus contraignante).
Bonne pratique : Restez vigilant sur les implications légales des signatures électroniques.
La confusion entre signature simple et avancée est fréquente, et peut exposer votre entreprise à des risques en cas de litige.
Une signature électronique doit pouvoir être présentée à un tiers indépendant — par exemple un juge ou un expert — et contenir les éléments nécessaires pour être considérée comme valide et opposable.
Choisir le bon prestataire
Une fois vos besoins en matière de signature électronique définis, il est important de sélectionner un prestataire qui répond aux exigences spécifiques de votre projet. Pour cela, plusieurs critères doivent être pris en compte.
La capacité du fournisseur à proposer une signature avancée ou qualifiée
Ces niveaux de signature sont essentiels si la finalité de la signature électronique est d’assurer la validité juridique de documents tels que des contrats commerciaux ou des documents réglementés. Il n’y a pas de solution universelle pour la signature électronique. Il faut pouvoir rester flexible et adapter le type de signature au contexte.
Une manière simple de vérifier cette capacité est de consulter la liste des prestataires de services de confiance (QTSP) publiée par la Commission européenne. Cette liste certifie que le fournisseur respecte les exigences du règlement eIDAS et offre une solution juridiquement valide pour les signatures avancées ou qualifiées.
« La solution Eva de Nowina permet d’utiliser une signature avancée conforme à eIDAS et travaille exclusivement avec des solutions certifiées eIDAS pour proposer des signatures qualifiées, garantissant ainsi une conformité totale et un haut niveau de sécurité. Cela permet de bénéficier des avantages de solutions qualifiées tout en assurant une intégration souple et fiable. De plus, EVA est également interopérable. La plateforme peut vérifier aussi bien les signatures qualifiées que les signatures avancées provenant d’autres prestataires reconnus (PleaseSign, DocuSign, Universign, Connective, VitalSign, Docaposte, etc.). Les entreprises restent libres d’extraire leurs données, d’utiliser plusieurs fournisseurs de services de confiance simultanément (Itsme, LuxTrust, eIDs…) ou d’en changer sans perdre leurs preuves ni leur historique.» souligne David Naramski, Partner chez Nowina.
Intégration en marque blanche
En optant pour une solution en marque blanche, vous pouvez intégrer la signature électronique directement dans votre produit, tout en gardant votre propre interface. L’utilisateur final ne verra ainsi que votre marque, et ne sera pas confronté à la marque du fournisseur.
La solution EVA propose justement cette flexibilité. Elle permet d’intégrer la signature électronique de manière transparente dans votre produit tout en offrant une conformité totale et un haut niveau de sécurité.
L’expertise du fournisseur : Retours d’expérience et accompagnement
Enfin, le choix du fournisseur ne doit pas se limiter à des considérations purement fonctionnelles. L’expertise et l’accompagnement offerts sont des éléments clés. Nowina, avec son expérience dans l’accompagnement de projets de signature électronique, notamment dans des secteurs très régulés, peut apporter une valeur ajoutée démontrable.
Comme l’explique Christophe Labbé, Partner chez Nowina: « L’équipe de Nowina a déjà accompagné de nombreux projets complexes, notamment dans des secteurs très régulés comme l’assurance, la santé ou l’industrie pharmaceutique. Dans ces contextes, l’accompagnement consiste autant à clarifier les exigences réglementaires qu’à adapter la solution aux contraintes techniques des systèmes d’information, afin de garantir une pleine intégration. »
Bonne pratique : anticiper la volumétrie et l’évolutivité
Assurez-vous que la solution retenue peut suivre l’évolution de votre produit, aussi bien en termes de volumétrie d’acte de signature qu’en complexité des parcours de signature à gérer. L’objectif est de ne pas devoir changer d’outil au bout de quelques années parce que la plateforme ne tient plus la charge ou ne s’adapte pas à de nouveaux cas d’usage.
Comment intégrer la signature électronique dans votre produit
L’intégration de la signature électronique dans un produit SaaS n’est pas qu’une question d’intégration. Pour y parvenir, il est nécessaire d’organiser le travail en plusieurs étapes.
Choisir l’approche d’intégration en API
Développer sa propre solution de signature électronique est un projet complexe, long et coûteux. Il est bien plus pertinent d’intégrer une solution tierce disponible via API, en particulier lorsqu’elle peut être utilisée en marque blanche (OEM), ce qui permet de conserver une expérience utilisateur homogène dans votre produit.
L’API permet ainsi de connecter directement la signature électronique à vos systèmes existants — ERP, outils RH, CRM, portail client, ou tout autre service interne.
Comme le souligne Christophe Labbé, Partner chez Nowina : « Toutes les solutions modernes proposent aujourd’hui ce type d’API, ce qui permet d’automatiser la demande de signature et d’inscrire le processus dans vos workflows métier. Cette approche est idéale si votre produit doit gérer des flux plus importants ou s’articuler avec des outils déjà en place (ERP, CRM, SSO, etc). »
Structurer les flux de signature dans votre application
Une intégration réussie repose sur une définition claire des points d’entrée et de sortie du processus de signature. Il s’agit d’identifier :
- Où le document est généré,
- À quel moment l’utilisateur doit signer,
- Comment la demande lui sera transmise (email, portail, mobile).
- Il est parfois nécessaire d’inclure des rôles internes comme un validateur, chargé de vérifier le document avant signature
À noter que digitaliser un processus ne signifie pas copier mécaniquement le papier : certaines étapes peuvent être simplifiées, d’autres repensées pour tirer parti du numérique.
Définir les méthodes d’authentification adaptées
Le choix de la méthode d’authentification dépend du niveau de signature requis et du profil du signataire.
- Pour des utilisateurs externes, l’envoi d’un code à usage unique OTP (One-Time-Password) par SMS associé à un lien sécurisé est souvent suffisant et simple d’usage.
- Pour des utilisateurs internes, une intégration SSO ou l’usage d’un moyen d’authentification existant (badge, carte interne) peut être approprié.
Bonne pratique : prévoir des mécanismes de secours.
Dans la pratique, le SMS est l’un des points les plus fragiles du parcours : sa délivrance n’est jamais garantie, et il génère une grande partie des demandes de support. Pour limiter les blocages, il est utile de proposer une alternative, comme un appel vocal automatisé ou un autre moyen d’authentification.
Gérer les mises à jour et la maintenance continue
Le cadre réglementaire évolue. Le règlement eIDAS, comme d’autres règlements européens ou nationaux, peut être ajusté ou renforcé. Il est donc important de suivre les évolutions légales, pour adapter votre solution si nécessaire. Une veille minimale, assurée par l’équipe produit ou juridique, permet d’anticiper les changements plutôt que de subir des non-conformités.
Voici quelques bonnes pratiques simples à mettre en place :
- Planifier une revue régulière de la solution choisie, au moins une fois par an, pour vérifier que la traçabilité et la sécurité des signatures générées sont bien conformes au risque encouru. Étant directement impliqués dans l’évolution des normes, notamment à travers sa participation à la rédaction de la régulation eIDAS V2 et futures, Nowina veille à ce que ses outils soient continuellement adaptés aux nouveaux cadres légaux.
- Informer et former les équipes internes lorsqu’un changement technique ou réglementaire intervient, afin que tous comprennent les impacts sur l’usage ou l’intégration.
Trop souvent, une fois la solution mise en place, l’entreprise considère le sujet comme clos. Or, c’est cette négligence qui peut générer des failles ou des non-conformités. Maintenir la signature électronique à jour, c’est assurer sa validité dans la durée.
EVA, la solution de signature conforme qui s’adapte à votre produit
Mettre en œuvre une signature électronique conforme eIDAS ne s’improvise pas. Entre exigences réglementaires, sécurité, traçabilité et expérience utilisateur, chaque détail compte.
C’est précisément sur ces enjeux que Nowina vous accompagne, grâce à son expertise éprouvée de la signature électronique et de la régulation eIDAS et des solutions conçues pour s’intégrer de manière transparente.
La plateforme EVA, développée par Nowina, permet d’intégrer facilement une signature électronique avancée ou qualifiée dans votre produit, tout en restant maître de vos données. En tant qu’intégrateur de solutions, Nowina vous guide de bout en bout : cadrage, choix techniques, intégration API, UX, conformité et support.
Vous avez un projet, une contrainte spécifique ou simplement besoin d’y voir plus clair ? Contactez-nous pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé, adapté à vos cas d’usage, vos contraintes techniques et vos enjeux métiers.