Choisir le mauvais prestataire, c’est s’exposer à des risques juridiques, des problèmes de confidentialité, ou plus simplement se retrouver pieds et poings liés à une solution dont on ne peut plus sortir.

Pour vous aider à faire ce choix, ce guide pratique vous propose de passer en revue les critères de sélection d’un prestataire de signature électronique.

Déterminer le bon niveau de signature (avant de comparer les prestataires)

Avant de s’orienter vers une solution il faut d’abord comprendre quel niveau de signature électronique est nécessaire pour vos documents.

En pratique, vous rencontrerez trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée.

Le choix d’un niveau par rapport à un autre dépend du niveau de risque des documents que vous amenez à signer quotidiennement : sensibilité du document, enjeu financier, durée de conservation, probabilité de contestation, contraintes réglementaires, profil des signataires (internes/externes, multi-pays).

Un bon réflexe : classer vos cas d’usage (contrats commerciaux, RH, fournisseurs, assurance, etc.) et définir un niveau minimal attendu pour chacun. Une fois ce niveau fixé, vous pourrez comparer les prestataires sur des critères pertinents (preuve, données, qualité de l’interface utilisateur, réversibilité), sans vous laisser guider uniquement par la notoriété du prestataire ou du prix.

1. Vérifier les certifications du prestataire

En Europe, le cadre de référence s’appelle eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services). Pour la signature qualifiée, le prestataire doit obligatoirement être inscrit sur une liste de confiance européenne (les « Trusted Lists« ). Si vous cherchez à signer des actes à fort enjeu juridique : contrats de travail, actes notariés, marchés publics, vous devez vous assurer que votre prestataire dispose de cette qualification.

Bon à savoir : Notre plateforme Eva est pensée pour laisser aux entreprises une liberté de choix : vous pouvez extraire vos données, combiner plusieurs fournisseurs en parallèle (itsme, LuxTrust, eIDs…) ou en changer à tout moment, sans perdre vos preuves ni votre historique. Côté conformité, la solution prend en charge la signature avancée et s’appuie uniquement sur des solutions certifiées pour proposer la signature qualifiée. Enfin, grâce à son interopérabilité, Eva peut mixer ses signatures avec celles d’autres prestataires et vérifier des signatures avancées ou qualifiées émises par ces prestataires reconnus (PleaseSign, DocuSign, Universign, Connective, VitalSign, Docaposte, etc.).

2. L’hébergement des données : où sont stockés vos documents ?

Lorsque vous envoyez un contrat à signer, vous transmettez bien plus qu’une formalité administrative. Ce document peut contenir des informations financières sensibles, des données personnelles et des clauses confidentielles. La question de savoir où sont stockés ces documents n’est donc pas anodine.

Deux points de vigilance majeurs :

• où sont stockées les données… et sous quelle juridiction. Stocker les documents dans l’Union européenne peut aider sur certains aspects (cadre RGPD, proximité, exigences internes), mais ce n’est pas une garantie à elle seule. En particulier, si votre éditeur s’appuie sur un hébergeur américain — même avec des serveurs situés en Europe — les données sont soumises au CLOUD Act, qui peut obliger un fournisseur soumis au droit américain à communiquer des données aux autorités américaines.
• la possibilité d’un hébergement on-premise. Certaines organisations telles que les sociétés d’assurances, les institutions publiques, et cabinets juridiques préfèrent héberger la solution directement dans leur propre infrastructure, dans le but de garder une maîtrise complète sur les données et la sécurité.

Bon à savoir : pour les organisations les plus exigeantes, Nowina propose un mode d’hébergement souverain conforme aux normes PSF (Professionnels du Secteur Financier) luxembourgeois, ainsi qu’une version déployable directement dans l’infrastructure du client.

3. L’usage de vos données : attention aux clauses contractuelles

Avec la généralisation de l’intelligence artificielle, de nombreuses plateformes numériques ont commencé à intégrer dans leurs conditions générales des clauses autorisant l’utilisation des données des utilisateurs pour entraîner leurs modèles d’IA.

Dans le contexte de la signature électronique, ce risque est particulièrement sensible. Les documents signés sont rarement anodins. Votre prestataire doit s’engager contractuellement à ne pas réutiliser vos documents ou vos données à des fins d’entraînement de modèles ou à d’autres fins commerciales.

Récemment, DocuSign a annoncé vouloir intégrer des agents IA dans sa plateforme avec pour objectif d’automatiser des tâches liées à la gestion des contrats. Par exemple, trouver un accord dans un référentiel, analyser certaines clauses, identifier des points de vigilance et préparer des propositions de modification.

Ce qu’il faut vérifier : le contrat prévoit-il des clauses IA (ou une annexe dédiée) qui expliquent clairement ce qui est analysé, dans quel but (assistance, recherche, automatisation), combien de temps les données sont conservées, et si elles peuvent être agrégées/anonymisées. Regardez aussi si des modèles tiers sont utilisés : où les données sont traitées, quels sous-traitants interviennent, et quelles garanties sont prévues (confidentialité, non-rétention, non-entraînement).

4. La valeur probatoire : est-ce que votre signature tiendra devant un juge ?

En cas de litige, la solidité juridique de votre signature dépend largement de la qualité du dossier de preuve constitué au moment de l’acte.

Appelé audit trail ou journal de preuve, ce dernier doit consigner l’ensemble des événements liés à l’acte de signature : qui a signé, quand, depuis quel appareil, avec quelle méthode d’authentification, et dans quel contexte.

Un point souvent sous-estimé concerne la charge de la preuve en cas de litige. Le règlement eIDAS établit une distinction claire selon le niveau de signature utilisé.

Une signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Si une partie conteste son authenticité, c’est à elle d’en apporter la preuve.

Pour une signature avancée, c’est à celui qui présente la signature comme preuve de démontrer sa validité : prouver que le document n’a pas été modifié, que le signataire est bien celui que l’on identifie, et que la signature a été apposée dans les bonnes conditions.

Ce qu’il faut vérifier : le prestataire fournit-il un dossier de preuve complet et consultable ? Ce dossier est-il exploitable en dehors de la plateforme ? Qui porte la charge de la preuve en cas de contestation ?

5. La validité dans le temps : votre contrat sera-t-il encore valide dans 20 ans ?

Un document signé aujourd’hui peut devoir être vérifié dans 5, 10 ou 20 ans. Or, avec le temps, les certificats expirent, les algorithmes évoluent et certains prestataires disparaissent. Sans mesures prévues dès la signature, il peut devenir difficile de prouver que la signature était bien valide à la date de signature.

La bonne pratique est d’ajouter, au moment de la signature, un horodatage qualifié et des mécanismes de validation à long terme (LTV, acronyme de Long Term Validation). Ces éléments permettent de « figer » la preuve dans le temps, indépendamment de l’évolution future des standards ou du prestataire.

Ce qu’il faut vérifier : le prestataire applique-t-il automatiquement un horodatage qualifié ? Que se passe-t-il si un certificat expire ou si le prestataire cesse son activité ? Les signatures sont-elles vérifiables en dehors de la plateforme ?

6. L’interopérabilité et la réversibilité : pouvez-vous partir si besoin ?

Certaines solutions de signature électronique gardent tout sur leur propre plateforme : vos documents et les éléments qui prouvent la validité de la signature ne sont facilement vérifiables que tant que vous êtes client. Si vous résiliez votre contrat, vous pouvez perdre l’accès à ces preuves. Cela crée une dépendance forte, souvent difficile à mesurer au moment de la souscription.

Un prestataire doit vous permettre :

• d’exporter l’intégralité de vos documents, preuves et logs dans des formats standards exploitables.
• de vérifier la validité d’une signature indépendamment de sa plateforme.
• de travailler avec plusieurs prestataires en parallèle si vos besoins l’exigent.

Ce dernier point est particulièrement utile pour les entreprises multisites ou multinationales, où différents types de signatures peuvent coexister sur un même document.

Ce qu’il faut vérifier : Que récupère-t-on exactement en cas de résiliation ? Les signatures sont-elles vérifiables sans connexion à la plateforme ? Existe-t-il une clause de sortie claire dans le contrat ?

7. L’expérience utilisateur des signataires

Une solution très sécurisée mais trop complexe à utiliser sera abandonnée en cours de route, surtout si les signataires sont externes à votre organisation.

Il faut donc prendre en compte :

• les méthodes d’authentification proposées : OTP par SMS, application mobile, carte d’identité électronique ou encore smart card. Chacune a ses avantages selon le contexte. Le SMS est simple à déployer mais peut poser des problèmes pour des signataires dans certains pays. Une smart card offre un haut niveau de sécurité mais nécessite un équipement spécifique.
• le profil des signataires : sont-ils internes à l’entreprise ou externes ? Sont-ils familiers avec les outils numériques ? Disposent-ils déjà d’un certificat électronique ?
• la fluidité du parcours : un signataire externe ne devrait pas avoir à créer un compte, mémoriser un mot de passe et traverser plusieurs étapes pour signer un document. Plus le parcours est simple, plus le taux d’achèvement est élevé.
• la dimension “multi-pays” : si vous faites signer dans plusieurs pays, vérifiez que la solution et, le cas échéant, l’organisme qui délivre les certificats peut réellement couvrir vos signataires (par exemple, être capable d’émettre pour des citoyens italiens, allemands, et pas seulement pour votre pays).

Ce qu’il faut vérifier : quelles méthodes d’authentification sont disponibles ? Le parcours de signature est-il adapté à des signataires non-experts ? La solution fonctionne-t-elle dans tous les pays où vous opérez ?

8. Le coût total et la qualité du support

Au-delà du tarif de la licence, d’autres postes viennent souvent s’ajouter : frais de stockage, coût par signature, surcoûts pour certains niveaux de signature, accompagnement à l’intégration, ou encore support technique.

Un support réactif au moment de l’intégration peut faire une vraie différence. Et lors de la négociation, ne négligez pas les clauses de SLA (engagements de disponibilité) et les conditions de support en cas d’incident.

Ce qu’il faut vérifier : quel est le coût total sur 12 à 24 mois (licence + stockage + support + intégration) ? Quels sont les engagements de disponibilité ? Le support est-il inclus ou facturé en supplément ?

Nowina : assurez la validité de vos signatures, gardez votre liberté

Vous voulez sécuriser vos parcours de signature sans dépendre d’un fournisseur unique ?

La plateforme Eva de Nowina vous aide à choisir le bon niveau de signature selon vos cas d’usage, à vous appuyer sur des prestataires qualifiés quand cela est nécessaire, et à préserver votre réversibilité (documents, preuves, historique) dans la durée. Demandez une démo ou un échange pour tester votre grille de critères sur vos scénarios réels.

The post Signature électronique : 8 critères pour choisir un prestataire de confiance appeared first on Nowina.

Dans ce contexte, la signature électronique s’impose naturellement comme le moyen le plus sûr de garantir l’intégrité des documents et l’authentification des signataires.

Mais toutes les signatures électroniques ne se valent pas. Le règlement eIDAS définit trois niveaux de signature électronique : simple, avancée et qualifiée. Cette dernière représente le standard le plus élevé et le seul juridiquement reconnu comme équivalent à une signature manuscrite.

Dès lors, une question se pose : dans quels cas la mise en place d’une signature qualifiée est-elle pertinente, voire nécessaire ? Quels sont les critères qui rendent ce niveau préférable à la signature avancée ?

Réponse et explication dans cet article.

Quand privilégier la signature électronique qualifiée ?

Pour les documents à fort enjeu juridique — ceux qui peuvent être contestés, produire des effets importants ou engager durablement la responsabilité des parties — seuls deux types de signatures offrent un niveau de sécurité suffisant : la signature avancée et la signature qualifiée.

La signature avancée, selon eIDAS, répond à quatre exigences techniques : elle doit être liée au signataire, permettre son identification, être créée sous son contrôle exclusif (seul le signataire doit avoir accès au moyen de signature), et garantir l’intégrité du document. Elle est adaptée dans les situations où les parties signataires se connaissent et où le risque de contestation est faible.

Mais juridiquement, sa force probatoire reste liée au fournisseur : en cas de conflit, il faut démontrer que le processus d’identification était fiable. Cette démonstration peut s’avérer complexe, et elle repose souvent sur les éléments techniques fournis par un seul acteur, ce qui peut désavantager l’autre partie en cas de litige.

La signature qualifiée repose, elle, sur une vérification d’identité réalisée conformément à des exigences strictes par un prestataire de services de confiance qualifié. Chaque signature est accompagnée d’éléments techniques normalisés — horodatage qualifié, empreintes cryptographiques, chaîne de certification — permettant d’en contrôler l’intégrité et l’origine à tout moment.

Ce niveau apporte une preuve complète, standardisée et durable, reconnue par les autorités et les juridictions comme équivalente à une signature manuscrite.

Ainsi, la signature électronique qualifiée devient préférable pour les documents dont les critères impliquent :

• Engagement contractuel de longue durée : lorsque le document engage les parties sur 10, 20 ou 30 ans, il est nécessaire que la preuve d’identité soit incontestable à long terme.
• Traçabilité multi-acteurs : dans les contextes où les différents intervenants ne disposent pas d’une confiance mutuelle établie, seule la signature qualifiée permet de garantir une preuve juridiquement fiable et reconnue par l’ensemble des parties.
• Personnalisation élevée : dès qu’un document comporte des éléments négociés (clauses spécifiques, avantages individuels, modalités particulières), il doit pouvoir résister sans ambiguïté à une contestation future.
• Équilibre juridique : la signature qualifiée garantit que ni l’entreprise ni le client ne détient seul la preuve, évitant les conflits où une partie serait juge et partie.

La signature qualifiée est ainsi le seul dispositif adapté aux documents dont la valeur juridique, la durée ou le risque exige une preuve robuste, neutre et durable.

Fait marquant : quand les tribunaux rappellent l’importance de la preuve.

En 2025, plusieurs décisions de cours d’appel françaises (Riom, Douai, Paris, Rouen – mars et avril 2025) ont annulé des contrats pourtant signés électroniquement, estimant que les banques concernées n’avaient pas apporté une preuve technique suffisante de l’identité du signataire.

Les juges ont rappelé qu’une signature électronique ne suffit pas en elle-même si elle n’est pas accompagnée d’un dossier de preuve complet, traçable et vérifiable. Ces affaires ont conduit plusieurs établissements, notamment des banques régionales, à revoir leurs pratiques, faute d’avoir pu faire reconnaître en justice la validité de signatures réalisées avec des outils pourtant réputés du marché.

Un exemple qui rappelle la nécessité, pour les documents fortement engageants, de s’appuyer sur un niveau de signature offrant une preuve solide et indépendante comme la signature électronique qualifiée.

Quels types de documents imposent ou recommandent une signature qualifiée ?

Pour mieux situer les cas où la signature électronique qualifiée est attendue, voici un panorama des secteurs et des documents pour lesquels la signature qualifiée constitue l’exigence réglementaire ou le niveau de preuve le plus approprié sur le plan juridique.

Propriété intellectuelle : la nécessité d’une preuve durable et incontestable

Dans le domaine de la propriété intellectuelle, la signature électronique qualifiée s’impose en raison de la durée exceptionnelle des engagements concernés. Les documents doivent rester juridiquement exploitables pendant 10, 20 voire 30 ans.

Parmi les documents concernés on retrouve :

• Dépôts de brevet : actes fondateurs dont la validité et la titularité doivent pouvoir être prouvées des décennies plus tard.
• Actes de cession ou licences de droits : transferts ou accords techniques où la preuve d’identité du signataire doit être irréprochable.

L’exigence est donc double : garantir l’identité du signataire au moment de l’acte, et assurer que la preuve reste exploitable et opposable malgré les changements d’outils ou de prestataires. Dans un environnement où la contestation d’un droit peut survenir longtemps après la signature, seule la signature qualifiée offre une fiabilité proportionnée aux enjeux.

Domaine médical : garantir la traçabilité et l’intégrité dans un écosystème éclaté

Le secteur médical implique une multiplicité d’intervenants — médecins, établissements de santé, pharmaciens, laboratoires, assurances — qui échangent des données sensibles dans un écosystème souvent décentralisé, où les acteurs n’ont pas nécessairement de relation contractuelle directe ni de mécanisme de confiance préétabli.

Dans un tel environnement, la capacité à authentifier avec certitude l’auteur d’un document et à en garantir la traçabilité est nécessaire.

La signature qualifiée permet de verrouiller cette chaîne en assurant l’authenticité du signataire, l’intégrité du document et la possibilité de vérifier ces éléments à tout moment. Elle constitue ainsi une protection contre les falsifications, les usurpations d’identité ou les prescriptions frauduleuses, tout en offrant un niveau de preuve reconnu par l’ensemble du secteur.

Exemple de documents qui nécessitent une signature électronique qualifiée :

• Résultats d’analyses : dans un laboratoire, les résultats (ex. : prise de sang) sont signés électroniquement par le professionnel en charge. Cela permet de garantir l’intégrité des documents et que l’auteur est clairement identifié.
• Ordonnances et prescriptions médicales : transmises à des tiers qui doivent pouvoir vérifier l’identité réelle du prescripteur.
• Remboursements et justificatifs adressés aux assurances : documents utilisés par des organismes extérieurs au parcours de soins, tels que les arrêts maladie qui doivent être traités dans l’entreprise.

Contrats de travail : distinguer les usages courants des situations à enjeux élevés

Dans les ressources humaines, le choix entre signature avancée et signature qualifiée dépend directement du niveau d’enjeu juridique et financier associé au contrat.

Pour les situations courantes — lorsqu’un collaborateur rejoint l’entreprise dans un cadre standardisé — la signature avancée suffit généralement : les clauses sont répétitives, les conditions peu personnalisées et l’identité du salarié est déjà connue.

Documents où la signature avancée est adaptée :

• Contrats d’intérim ou missions de courte durée
• CDD ou CDI aux conditions fixes, déjà utilisés de manière récurrente

En revanche, dès qu’un contrat est négocié individuellement ou qu’il comporte des engagements importants, la preuve du consentement doit pouvoir être mobilisée plusieurs années plus tard. C’est le cas des contrats cadres, où les clauses de rémunération, de départ ou d’avantages spécifiques peuvent donner lieu à des litiges différés.

Documents où la signature qualifiée devient pertinente :

• Contrats cadres avec clauses personnalisées
• Avantages négociés (bonus, indemnités, mécanismes de départ)
• Engagements financiers ou juridiques susceptibles d’être contestés

Actes notariés et immobilier : sécuriser des engagements à forte portée patrimoniale

Dans le cadre d’une transaction immobilière, la signature des actes engage durablement les parties sur des montants élevés et produit des effets juridiques majeurs en matière de propriété, de financement et de responsabilité. Ces documents, destinés à être reconnus et acceptés par des autorités publiques ou des notaires, imposent en pratique le recours à un niveau de signature.

Aujourd’hui, l’ensemble du parcours — de la phase préparatoire jusqu’à la signature définitive — peut être réalisé par voie électronique. La signature qualifiée permet de transposer cette exigence en garantissant l’identité des parties, l’intégrité des actes et leur opposabilité dans le temps.

Documents concernés par la signature électronique qualifiée :

• Compromis et promesses de vente : actes engageant les parties dès l’accord initial, souvent assortis de conditions suspensives.
• Actes authentiques de vente : signature finale constatant le transfert de propriété et nécessitant un niveau de preuve maximal.
• Actes de prêt immobilier et garanties associées : documents liés au financement, engageant l’acquéreur sur le long terme.

Le paradoxe du secteur financier : banque et assurance

Dans le secteur bancaire et assurantiel, la signature n’est pas un simple acte administratif : elle conditionne des engagements financiers lourds, parfois irréversibles, et engage les parties sur de longues périodes. Lorsque les montants en jeu sont élevés ou que les contrats s’étendent sur plusieurs années, la capacité à démontrer de manière incontestable l’identité du signataire devient un enjeu central de conformité et de protection juridique.

En théorie, la signature électronique qualifiée s’impose donc comme le niveau de preuve le plus adapté pour les documents suivants :

• Contrats de crédit à long terme : prêts immobiliers, crédits hypothécaires ou financements structurés sur la durée.
• Produits assurantiels personnalisés : contrats assurance-vie, prévoyance ou assurance habitation assortis de conditions particulières, négociées individuellement.
• Produits d’investissement ou d’épargne à forte exposition : placements financiers engageant un niveau de risque significatif ou des clauses complexes liées au profil investisseur.

Pourtant, contrairement à ce que l’on pourrait attendre, la majorité des établissements financiers utilise plutôt la signature électronique avancée. Ce choix peut sembler paradoxal au regard des enjeux, mais il s’explique par la spécificité de leur modèle de conformité.

En effet, ces institutions sont obligées de maintenir une documentation du client (KYC) précise et à jour. Elles sont donc en possession de toutes les garanties nécessaires pour l’identification de leur client. Ce qui est important pour elles dans l’utilisation de la signature électronique, c’est de s’assurer que seul le client concerné a pu signer, ce qui impose au minimum une signature avec un double facteur d’authentification dont les éléments constitutifs ont été vérifiés lors du KYC.

La solution EVA de Nowina : une plateforme conçue pour les signatures électroniques qualifiées

Pour simplifier votre adoption de la signature électronique qualifiée, Nowina a développé EVA, une plateforme de signature pensée pour les organisations qui doivent gérer des documents sensibles, engageants ou soumis à des exigences réglementaires strictes.

EVA permet de créer des signatures avancées ou qualifiées au sein d’un même environnement, d’orchestrer les workflows de validation et de générer automatiquement les fichiers de preuve.

Grâce à son intégration native avec les prestataires de services de confiance qualifiés (QTSP), EVA garantit une identification robuste, un parcours utilisateur simplifié et une traçabilité complète des signatures. Contactez-nous dès maintenant pour réserver une démonstration produit.

The post Quels documents nécessitent une signature électronique qualifiée ? appeared first on Nowina.

Et pour cause : la dématérialisation des processus métiers impose aujourd’hui de pouvoir signer des documents sans impression, sans envoi postal, et sans friction.

Pour un product manager, il s’agit donc de garantir l’expérience utilisateur tout en respectant des exigences de sécurité, de traçabilité et de conservation.

Il ne s’agit pas seulement d’une intégration technologique, mais d’une démarche structurée à adopter intégrant des choix fonctionnels, réglementaires prenant en compte l’expérience utilisateur.

Comment mettre en place une signature électronique conforme eIDAS dans votre produit ?

Explication et réponse dans cet article.

Définir vos besoins en matière de signature électronique

Avant même de choisir une solution technologique, la première étape consiste à clarifier précisément pourquoi et sous quelle forme votre fonctionnalité de signature électronique doit être implémentée.

• Quels types de documents nécessitent une signature ? S’agit-il de contrats commerciaux avec des interlocuteurs externes à l’entreprise, de documents internes, ou de documents légaux engageant des responsabilités, comme des contrats de travail ou des accords de partenariat ?
  
• Qui sera le signataire ? Les signataires sont-ils internes, comme des responsables ou des employés, ou bien des partenaires externes (clients, fournisseurs) ?
  
• Quel est l’objectif juridique de la signature ? Est-ce une simple validation interne ou un engagement ayant une valeur légale avec des tiers ? Par exemple, un contrat avec un interlocuteur externe nécessitera plus de garanties qu’un document interne validé par un manager.

Une fois ces questions posées, vous pouvez orienter votre choix vers l’un des trois types de signature électronique suivants tel que défini par le règlement eIDAS :

• Signature simple : Utilisée pour des documents à faible enjeu, souvent internes. Elle repose sur une identification légère du signataire, généralement via une adresse email ou un compte utilisateur déjà existant dans votre plateforme. C’est une solution rapide à mettre en place mais qui offre une valeur juridique limitée.
  
• Signature avancée : Nécessaire pour des documents plus engageants, comme des contrats commerciaux, des engagements financiers ou des accords avec des partenaires externes. Elle impose une identification forte du signataire et garantit que la signature est exclusivement liée à lui. Pour cela, elle repose sur une protection cryptographique. Une fois signé, le document ne peut plus être modifié sans que cela invalide la signature, garantissant l’intégrité du document.

• Signature qualifiée : Requise pour des documents légaux ou réglementés, tels que des contrats notariés ou des documents émis dans des secteurs strictement encadrés (finance, assurance, santé publique). Elle repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire officiellement reconnu (QTSP). Ce niveau offre la valeur juridique la plus élevée : une signature qualifiée a le même statut qu’une signature manuscrite. Elle repose sur les mêmes technologies que la signature avancée, mais la protection du certificat est plus poussée (et donc aussi plus contraignante).

Bonne pratique : Restez vigilant sur les implications légales des signatures électroniques.

La confusion entre signature simple et avancée est fréquente, et peut exposer votre entreprise à des risques en cas de litige.

Une signature électronique doit pouvoir être présentée à un tiers indépendant — par exemple un juge ou un expert — et contenir les éléments nécessaires pour être considérée comme valide et opposable.

Choisir le bon prestataire

Une fois vos besoins en matière de signature électronique définis, il est important de sélectionner un prestataire qui répond aux exigences spécifiques de votre projet. Pour cela, plusieurs critères doivent être pris en compte.

La capacité du fournisseur à proposer une signature avancée ou qualifiée

Ces niveaux de signature sont essentiels si la finalité de la signature électronique est d’assurer la validité juridique de documents tels que des contrats commerciaux ou des documents réglementés. Il n’y a pas de solution universelle pour la signature électronique. Il faut pouvoir rester flexible et adapter le type de signature au contexte.

Une manière simple de vérifier cette capacité est de consulter la liste des prestataires de services de confiance (QTSP) publiée par la Commission européenne. Cette liste certifie que le fournisseur respecte les exigences du règlement eIDAS et offre une solution juridiquement valide pour les signatures avancées ou qualifiées.

« La solution Eva de Nowina permet d’utiliser une signature avancée conforme à eIDAS et travaille exclusivement avec des solutions certifiées eIDAS pour proposer des signatures qualifiées, garantissant ainsi une conformité totale et un haut niveau de sécurité. Cela permet de bénéficier des avantages de solutions qualifiées tout en assurant une intégration souple et fiable. De plus, EVA est également interopérable. La plateforme peut vérifier aussi bien les signatures qualifiées que les signatures avancées provenant d’autres prestataires reconnus (PleaseSign, DocuSign, Universign, Connective, VitalSign, Docaposte, etc.). Les entreprises restent libres d’extraire leurs données, d’utiliser plusieurs fournisseurs de services de confiance simultanément (Itsme, LuxTrust, eIDs…) ou d’en changer sans perdre leurs preuves ni leur historique.» souligne David Naramski, Partner chez Nowina.

Intégration en marque blanche

En optant pour une solution en marque blanche, vous pouvez intégrer la signature électronique directement dans votre produit, tout en gardant votre propre interface. L’utilisateur final ne verra ainsi que votre marque, et ne sera pas confronté à la marque du fournisseur.

La solution EVA propose justement cette flexibilité. Elle permet d’intégrer la signature électronique de manière transparente dans votre produit tout en offrant une conformité totale et un haut niveau de sécurité.

L’expertise du fournisseur : Retours d’expérience et accompagnement

Enfin, le choix du fournisseur ne doit pas se limiter à des considérations purement fonctionnelles. L’expertise et l’accompagnement offerts sont des éléments clés. Nowina, avec son expérience dans l’accompagnement de projets de signature électronique, notamment dans des secteurs très régulés, peut apporter une valeur ajoutée démontrable.

Comme l’explique Christophe Labbé, Partner chez Nowina: « L’équipe de Nowina a déjà accompagné de nombreux projets complexes, notamment dans des secteurs très régulés comme l’assurance, la santé ou l’industrie pharmaceutique. Dans ces contextes, l’accompagnement consiste autant à clarifier les exigences réglementaires qu’à adapter la solution aux contraintes techniques des systèmes d’information, afin de garantir une pleine intégration. »

---

Bonne pratique : anticiper la volumétrie et l’évolutivité

Assurez-vous que la solution retenue peut suivre l’évolution de votre produit, aussi bien en termes de volumétrie d’acte de signature qu’en complexité des parcours de signature à gérer. L’objectif est de ne pas devoir changer d’outil au bout de quelques années parce que la plateforme ne tient plus la charge ou ne s’adapte pas à de nouveaux cas d’usage.

---

Comment intégrer la signature électronique dans votre produit

L’intégration de la signature électronique dans un produit SaaS n’est pas qu’une question d’intégration. Pour y parvenir, il est nécessaire d’organiser le travail en plusieurs étapes.

Choisir l’approche d’intégration en API

Développer sa propre solution de signature électronique est un projet complexe, long et coûteux. Il est bien plus pertinent d’intégrer une solution tierce disponible via API, en particulier lorsqu’elle peut être utilisée en marque blanche (OEM), ce qui permet de conserver une expérience utilisateur homogène dans votre produit.

L’API permet ainsi de connecter directement la signature électronique à vos systèmes existants — ERP, outils RH, CRM, portail client, ou tout autre service interne.

Comme le souligne Christophe Labbé, Partner chez Nowina : « Toutes les solutions modernes proposent aujourd’hui ce type d’API, ce qui permet d’automatiser la demande de signature et d’inscrire le processus dans vos workflows métier. Cette approche est idéale si votre produit doit gérer des flux plus importants ou s’articuler avec des outils déjà en place (ERP, CRM, SSO, etc). »

Structurer les flux de signature dans votre application

Une intégration réussie repose sur une définition claire des points d’entrée et de sortie du processus de signature. Il s’agit d’identifier :

• Où le document est généré,
• À quel moment l’utilisateur doit signer,
• Comment la demande lui sera transmise (email, portail, mobile).
• Il est parfois nécessaire d’inclure des rôles internes comme un validateur, chargé de vérifier le document avant signature

À noter que digitaliser un processus ne signifie pas copier mécaniquement le papier : certaines étapes peuvent être simplifiées, d’autres repensées pour tirer parti du numérique.

Définir les méthodes d’authentification adaptées

Le choix de la méthode d’authentification dépend du niveau de signature requis et du profil du signataire.

• Pour des utilisateurs externes, l’envoi d’un code à usage unique OTP (One-Time-Password) par SMS associé à un lien sécurisé est souvent suffisant et simple d’usage.
• Pour des utilisateurs internes, une intégration SSO ou l’usage d’un moyen d’authentification existant (badge, carte interne) peut être approprié.

Bonne pratique : prévoir des mécanismes de secours.

Dans la pratique, le SMS est l’un des points les plus fragiles du parcours : sa délivrance n’est jamais garantie, et il génère une grande partie des demandes de support. Pour limiter les blocages, il est utile de proposer une alternative, comme un appel vocal automatisé ou un autre moyen d’authentification.

Gérer les mises à jour et la maintenance continue

Le cadre réglementaire évolue. Le règlement eIDAS, comme d’autres règlements européens ou nationaux, peut être ajusté ou renforcé. Il est donc important de suivre les évolutions légales, pour adapter votre solution si nécessaire. Une veille minimale, assurée par l’équipe produit ou juridique, permet d’anticiper les changements plutôt que de subir des non-conformités.

Voici quelques bonnes pratiques simples à mettre en place :

• Planifier une revue régulière de la solution choisie, au moins une fois par an, pour vérifier que la traçabilité et la sécurité des signatures générées sont bien conformes au risque encouru. Étant directement impliqués dans l’évolution des normes, notamment à travers sa participation à la rédaction de la régulation eIDAS V2 et futures, Nowina veille à ce que ses outils soient continuellement adaptés aux nouveaux cadres légaux.
  
• Informer et former les équipes internes lorsqu’un changement technique ou réglementaire intervient, afin que tous comprennent les impacts sur l’usage ou l’intégration.

Trop souvent, une fois la solution mise en place, l’entreprise considère le sujet comme clos. Or, c’est cette négligence qui peut générer des failles ou des non-conformités. Maintenir la signature électronique à jour, c’est assurer sa validité dans la durée.

EVA, la solution de signature conforme qui s’adapte à votre produit

Mettre en œuvre une signature électronique conforme eIDAS ne s’improvise pas. Entre exigences réglementaires, sécurité, traçabilité et expérience utilisateur, chaque détail compte.

C’est précisément sur ces enjeux que Nowina vous accompagne, grâce à son expertise éprouvée de la signature électronique et de la régulation eIDAS et des solutions conçues pour s’intégrer de manière transparente.

La plateforme EVA, développée par Nowina, permet d’intégrer facilement une signature électronique avancée ou qualifiée dans votre produit, tout en restant maître de vos données. En tant qu’intégrateur de solutions, Nowina vous guide de bout en bout : cadrage, choix techniques, intégration API, UX, conformité et support.

Vous avez un projet, une contrainte spécifique ou simplement besoin d’y voir plus clair ? Contactez-nous pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé, adapté à vos cas d’usage, vos contraintes techniques et vos enjeux métiers.

The post Comment mettre en place une signature électronique dans votre application ? appeared first on Nowina.

L’Union européenne : le règlement eIDAS et la diversité des dispositions nationales 

Au cœur des normes encadrant la signature électronique dans l’Union européenne se trouve le règlement eIDAS (identification électronique, authentification et services de confiance), qui depuis son entrée en vigueur en 2016 établi un cadre juridique unifié à travers les États membres de l’UE. 

L’un des aspects fondamentaux d’eIDAS réside dans ses dispositions relatives aux signatures électroniques qualifiées (QES), garantissant qu’elles ont le même effet juridique que les signatures manuscrites habituelles, favorisant ainsi la confiance et l’acceptation des opérations électroniques. Bien qu’il fixe les exigences minimales d’interopérabilité, les États membres peuvent ajouter des dispositions nationales pour s’adapter à leurs structures juridiques et besoins spécifiques. 

Dès lors, en plus du règlement applicable à l’échelle de l’UE, certains États membres ont mis en place des lois nationales supplémentaires pour répondre à des particularités propres à leurs juridictions en matière de signatures électroniques, comme par exemple la Belgique et le Luxembourg. 

Ainsi en Belgique, la loi du 21 juillet 2016, qui s’aligne sur eIDAS et le complète, intègre une disposition selon laquelle un sceau électronique qualifié, lorsqu’il est utilisé pour des actes juridiques effectués uniquement par ou entre des individus ou des entités basés en Belgique, est considéré comme équivalent à la signature manuscrite de la personne représentant l’entité juridique qui a créé le sceau. Cette législation nationale reconnaît donc les sceaux électroniques qualifiés avec le même effet juridique que les signatures traditionnelles dans le pays. Ces lois nationales contribuent à un environnement plus complet pour les signatures électroniques, tout en augmentant la diversité des transactions numériques au sein de l’Union européenne. 

En outre, dans chaque pays, chaque secteur d’activité peut avoir un règlement spécifique régissant l’utilisation des signatures électroniques. Ainsi, des secteurs tels que la finance et la santé ont souvent des exigences de conformité sectorielles que les entreprises doivent respecter lors de la mise en œuvre de signatures électroniques. Cela souligne l’importance de comprendre et de respecter les régulations spécifiques à chaque industrie afin de garantir la conformité et de réduire les risques potentiels. 

En plus, le règlement eIDAS fait l’objet de révisions périodiques et a récemment été modifié par le nouveau cadre EUDIF (European Digital Identity Framework) pour s’adapter aux évolutions technologiques et améliorer l’efficacité des signatures électroniques, obligeant les entreprises à se tenir informées de ces mises à jour pour assurer leur conformité. 

Au-delà de l’Europe 

L’adoption et l’encadrement des signatures électroniques dépassent largement les frontières de l’Europe, de nombreux pays dans le monde développent leurs cadres juridiques pour faciliter les transactions numériques. Ainsi, les entreprises internationales doivent naviguer dans une variété de paysages réglementaires pour assurer la conformité et faciliter des interactions numériques fluides à l’échelle mondiale. 

Il est crucial de comprendre et de s’adapter à ces cadres juridiques pour tirer pleinement parti des signatures électroniques à l’échelle mondiale. Des exemples spécifiques, tels que l’Ukraine et les Émirats Arabes Unis, démontrent l’élan mondial en faveur de la transformation numérique et de la modernisation des cadres juridiques pour intégrer les signatures électroniques. 

Valorisez votre entreprise avec EVA 

Naviguer dans le paysage complexe de la législation concernant les signatures électroniques nécessite plus qu’une simple compréhension superficielle des lois et normes en vigueur. Les entreprises doivent également s’équiper des bons outils et adopter les meilleures pratiques pour garantir la conformité et maximiser les avantages des transactions numériques. Une approche proactive consiste à adopter une plateforme de signature électronique qui va au-delà de la simple vérification des signatures.

Cette plateforme doit offrir des fonctionnalités supplémentaires telles que la gestion des identités numériques, la protection des données et la traçabilité des documents. En investissant dans de telles solutions, les entreprises peuvent renforcer la sécurité de leurs transactions et améliorer l’efficacité de leurs processus documentaires. 

Chez Nowina Solutions, nous comprenons l’importance de rester à la pointe dans l’ère numérique. C’est pourquoi nous avons développé EVA, notre plateforme de signature électronique. EVA est bien plus qu’un simple outil de signature : c’est une solution complète conçue pour rationaliser les flux de travail documentaires, protéger les informations sensibles et garantir la conformité aux normes réglementaires. 

De plus, EVA est continuellement mise à jour pour répondre aux exigences réglementaires et aux normes industrielles en constante évolution, garantissant ainsi que les utilisateurs disposent toujours des derniers outils et technologies pour des opérations digitales sécurisées et conformes. 

N’hésitez pas à nous contacter à info@nowina.lu pour en savoir plus et entamer votre parcours de transformation numérique en toute sérénité. 

The post Le contexte juridique des signatures électroniques : Une exploration des régulations européennes et internationales  appeared first on Nowina.

La fin de la pandémie a renforcé l’importance des signatures électroniques et leurs avantages, tels que le gain de temps, la rentabilité et l’impact positif sur l’environnement, sont largement reconnus. Aujourd’hui, ces signatures constituent un atout crucial pour les particuliers comme pour les entreprises.

Il n’en reste pas moins que de nombreuses questions subsistent :  Qu’entend-on par signature électronique ? À qui s’adresse-t-elle ? Quels sont ses avantages ? Comment fonctionne-t-elle ?

Qu’entend-on par signature électronique? 

La signature électronique se présente comme une forme de signature numérique qui utilise des systèmes de cryptage pour garantir la fiabilité, la sécurité et la légalité d’un document, conférant ainsi une valeur similaire à celle d’une signature manuscrite.

La signature électronique peut être utilisée pour diverses applications telles que les contrats, les accords commerciaux, les attestations, les bordereaux, etc. Il est important de noter que, grâce à la sécurité qu’elle apporte, la signature électronique garanti que les documents échangés dans les opérations faites en ligne n’ont pas été altérés et que l’identité du signataire a été vérifiée. Ainsi, Ainsi, la différence la plus notable avec la signature manuscrite est que, contrairement à cette dernière, aucun échange physique n’est nécessaire.

La signature électronique, oui… mais pour qui?

La signature électronique constitue un outil pratique et efficace, qui rationalise les processus de signature des documents. .Leur utilité s’étend à un large éventail de besoins des utilisateurs, qu’il s’agisse de particuliers ou de professionnels.

Avec la montée en puissance des processus numériques, la signature électronique s’inscrit aujourd’hui dans la tendance générale de la digitalisation des transactions.

Quels sont ses avantages ?

L’utilisation des signatures électroniques simplifie et accélère significativement les processus de signature des documents. Elle élimine les barrières géographiques et les délais postaux associés à la signature manuscrite traditionnelle. Cette méthode permet un traitement automatisé des documents signés, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais.

Outre l’efficacité opérationnelle, la signature électronique contribue à améliorer l’empreinte environnementale en réduisant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées aux signatures manuscrites. Leur adoption constitue un pas important vers une gestion moderne et respectueuse de l’environnement des documents.

En plus de fournir les mêmes avantages que les signatures postales, tels que la vérification de la date de signature, la signature électronique offre une sécurité considérablement accrue en comparaison avec les signatures traditionnellement utilisées. Cela inclut, sans s’y limiter, la validation de l’identité de la personne et la garantie de l’intégrité du contenu du document, en particulier dans les scénarios de signature à distance où la vérification physique de l’identité n’est pas possible.

Quel est son fonctionnement?

Il ne s’agit pas d’une simple image de votre signature, mais d’un procédé technique qui authentifie l’identité des signataires, confirme l’intention de signer (le signataire doit fournir son contenu pour créer la signature) et garantit l’intégrité du document (aucune modification ne peut être apportée au document sans qu’elle soit détectée).

La signature électronique est créée en utilisant des codes chiffrés et infalsifiables pour lier une signature numérique à un document électronique.

Pour assurer cette intégrité, la signature électronique utilise des codes sécurisés et infalsifiables qui permettent de lier un code numérique à un document électronique. Lorsqu’une personne signe électroniquement un document, une empreinte numérique unique (également appelée « hachage ») est générée pour ce document. Cette empreinte est ensuite liée au document électronique à l’aide d’un lien mathématique unique (une clé privée) de la personne qui a signé le document. L’utilisation de cette clé privée est la preuve de l’intention de l’utilisateur de s’engager sur le contenu du document.

Bien que ces concepts mathématiques soient très complexes, leur mise en œuvre reste cachée à l’utilisateur, ce qui garantit que l’utilisation des signatures électroniques est facile et accessible à tous, tout en offrant des caractéristiques de sécurité avancées.

Que proposons-nous ?

Chez Nowina Solutions, nous proposons un logiciel de signature électronique facile à utiliser pour signer et valider des signatures en ligne. Cette solution ne demande rien de plus que :

• Un navigateur web;
• Un dispositif numérique pour signer et authentifier les documents (téléphone mobile, carte à puce, token, …);
• La création d’un compte sur notre plateforme « EVA”.

Il vous est alors possible de signer électroniquement tous types de documents en respectant les standards de l’organisme européen ETSI (European Telecommunications Standards Institute). La conformité d’EVA à ces standards vous assure que les autres parties prenantes pourront vérifier votre signature sans aucun souci (pour accéder à une vidéo de démonstration de notre plateforme, cliquez ici).

Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre digitalisation. N’hésitez pas à nous contacter à ce numéro +35226102053 ou par e-mail info@nowina.lu.

The post La signature électronique, qu’est-ce que c’est, pour qui, pourquoi et comment ? appeared first on Nowina.

La signature électronique est pratique, rapide et permet de signer un document sans avoir à se déplacer. Dans cette optique, EVA, la plateforme de signature électronique permet de créer un flux de gestion de documents entièrement numérisé en offrant un moyen convivial et sécurisé de signer des documents à l’aide d’une carte d’identité électronique ou d’un produit de signature ad hoc.  

Parmi les types de signatures supportés par EVA, on retrouve: 

• Les signatures électroniques qualifiées: permettent l’utilisation de cartes à puce ou de tokens légalement reconnus dans n’importe quel pays de l’Union Européenne pour produire une signature conforme à eIDAS;  

• Les signatures électroniques avancées: permettent l’utilisation d’un SMS ou d’une authentification forte pour signer.  

L’utilisation de la signature électronique implique, pour l’entreprise, de veiller à la validité juridique des documents signés électroniquement. En effet, présentée devant un tribunal comme une preuve électronique, il est important de s’assurer que la signature est valide au regard de la loi. Cependant, la validité d’une signature électronique n’est pas évaluée sur les mêmes critères qu’une signature manuscrite. Il est donc important de se préparer en mettant en place une politique de validation adéquate des signatures électroniques.

Un module de validation pour un service de signature électronique sur mesure

Pour être valable, une signature électronique, quelle qu’elle soit, doit pouvoir être associée à une personne physique. La validation de signature va alors consister à vérifier que la signature électronique a été réalisée conformément aux attentes de l’entreprise en termes d’identification du signataire, de nature du document et de type de signature. Le module de requête de validation va fournir ces informations à l’utilisateur et déterminer la conformité des documents par rapport aux critères d’acceptation des risques préalablement fixés par l’entreprise. Ces critères définissent alors la politique de validation. 

EVA a ainsi intégré depuis peu un module qui reconnaît une riche diversité de signatures avancées et qualifiées. Ce module, basé sur DSS (Digital Signature Service), l’implémentation de référence dans l’Union européenne, est capable de supporter plusieurs politiques de validation simultanément, que l’entreprise peut définir en fonction de ses propres besoins. En outre, chaque demande de validation introduite dans le module peut être exécutée par lot, ce qui permet de gagner du temps dans le processus de validation des documents.

Rapport DSS rendu accessible par rapport aux attentes de l’entreprise 

L’un des résultats de la requête de validation est un document PDF¹ qui détaille les informations d’une ou des signatures électroniques apposées sur le document analysé et apporte la raison de la validité ou de l’invalidité de ce dernier par rapport à la politique de validation sélectionnée et ce, de manière explicite.  

Ce rapport signé est ensuite conservé pour permettre à l’entreprise de garder la trace de la validité du document au cas où il serait nécessaire ultérieurement comme preuve électronique.

Une politique de validation évoluant avec les cas rencontrés 

Le contexte d’une politique de validation peut évoluer, ou encore de nouveaux cas de signatures considérées comme valides ou invalides peuvent être découverts dans le cadre des activités quotidiennes de l’entreprise.

Une équipe d’experts DSS aide l’entreprise à maintenir sa politique de validation (tout en préservant bien sûr la confidentialité des documents). Lorsqu’un document n’est pas automatiquement reconnu comme valide, l’entreprise peut décider d’envoyer une demande de support à l’équipe Nowina, qui se chargera d’analyser le cas d’utilisation particulier, de consulter le client et de proposer une mise à jour de la politique de validation correspondante.

Intéressé par cette nouvelle fonctionnalité ? Vous désirez en savoir plus?

Contactez-nous à info@nowina.lu 

¹Les autres résultats sont les rapports XML normalisés par ETSI dans le document TS 119 102-2. 

The post Une transition numérique réussie avec EVA, plateforme de signature électronique appeared first on Nowina.

E-trash est devenue la première poubelle connectée du Grand-Duché de Luxembourg en 2016. Habituellement installée dans les immeubles d’habitation, cette poubelle vise à encourager le recyclage et à sensibiliser à la consommation de déchets.  

Pour plus d’informations, lisez notre article sur : Digital Innovation Hub – E-trash : la première poubelle connectée du Luxembourg (dih.lu) 

The post Publication par Luxinnovation de notre article de blog à propos de e-trash appeared first on Nowina.

C’est là qu’intervient e-trash, qui en 2016, devient la première poubelle connectée du Grand-Duché du Luxembourg. Généralement installée dans les immeubles à appartements, cette poubelle a pour objectif d’encourager le recyclage et de sensibiliser ses utilisateurs sur la consommation des déchets.  

Qu’est-ce que e-trash et comment cela fonctionne ?  

Il s’agit d’une poubelle munie d’un boitier adaptable, destinée à recouvrir les différents modèles de conteneurs poubelles existants. Entièrement verrouillée, l’accès au dépôt de déchets ne peut se faire que par un tiroir basculant qui s’ouvre après la reconnaissance électronique d’un badge personnel fourni préalablement aux utilisateurs, permettant l’identification de ceux-ci à chaque dépôt.  

L’utilisation d’une poubelle connectée permet alors aux gestionnaires de copropriétés de mesurer facilement le volume des déchets par utilisateur, permettant la réalisation d’un décompte individuel. Dès lors, en suivant le principe dit du pollueur-payeur, la taxe s’accorde avec le volume de déchets de chaque utilisateur, les incitant à réduire leur consommation et à recycler un maximum. 

Un projet d’industrie de taille à la croisée de l’informatique, la mécanique et l’électrique

En matière d’informatique, Nowina Solutions a joué un rôle crucial dans la mise en place toute la connectique nécessaire à la réussite d’e-trash. De la configuration de badges à la mise en place d’un portail web permettant le monitoring à la collecte d’informations, Nowina a su s’adapter aux besoins du projet en mettant à profit son expertise informatique, et rassembler autour du même projet, les utilisateurs et les gestionnaires de résidences.  

Dans un premier temps, le défi a été de permettre une gestion optimale des accès. L’objectif étant de générer l’ouverture de la poubelle uniquement sur la présentation d’un badge personnel, il a été nécessaire : 

• De développer une liste d’accès centralisée contenant la configuration des badges personnels destinés aux utilisateurs ;  
• De configurer un boitier Datafox pour permettre de faire le lien entre la poubelle connectée et la liste d’accès.   

Ensuite, il a fallu mettre en place un portail web destiné aux gestionnaires de copropriétés afin qu’ils puissent accéder aux informations dont ils ont besoin pour la réalisation de décomptes. Dépendant de l’efficacité de la configuration du boitier, le portail se charge de recenser les informations de badgeages ainsi que les volumes de déchets relatifs à chaque utilisation. Les badgeages sont alors collectés en temps réel ou presque et centralisés pour réaliser le décompte. 

Pour ce projet innovant, il n’existait pas de logiciel “out of the box” permettant d’adresser ces besoins. En faisant appel à Nowina, e-trash a pu mettre en place rapidement sa vision du système, sans dépendre d’autres fournisseurs et garder ainsi son avance.  

Pour nous contacter: info@nowina.lu  

The post E-trash: la première poubelle connectée du Luxembourg appeared first on Nowina.

Dans ce contexte de crise sanitaire, nombreuses sont les entreprises qui ont été dans l’obligation d’avoir recours au télétravail. La nécessité de la signature électronique s’est alors fait ressentir lorsque les collaborateurs se sont vus dans l’incapacité de se rendre au bureau pour signer des documents de manière manuscrite.  

Le marché observe depuis lors une demande croissante pour la digitalisation du processus de signature. Néanmoins, la majorité des bénéficiaires de cette digitalisation a tendance à penser que le processus de signature s’arrête une fois que le document est signé et transmis. Ce processus ne s’arrête pourtant pas là. Lorsqu’un document signé doit rester valide au-delà de plusieurs années, la validité technique de sa ou ses signature(s) doit être préservée. 

Mais préservée de quoi ?  

Trois évènements majeurs peuvent invalider une signature électronique dite « basique » : 

• L’expiration du certificat : Prenons par exemple une carte d’identité. Cette carte d’identité a une date d’expiration. C’est pareil pour un certificat de signature. Une fois ce certificat expiré, celui-ci ne peut plus être utilisé pour créer des signatures. 
   
• La révocation du certificat : Comme la carte d’identité, le moyen de création d’une signature électronique (aussi appelé « clef privée ») peut être volé. L’utilisateur fait donc une demande de révocation. Il demande à son fournisseur que les signatures créées à partir de la date du vol ne soient pas valides. Le certificat de signature est alors révoqué. 
   
• La dépréciation des algorithmes cryptographiques : La puissance des ordinateurs augmente, et les chances qu’un attaquant puisse produire deux documents différents mais couverts techniquement par la même signature augmentent aussi. Certains algorithmes qui sont utilisés pour créer la signature deviennent un jour dépassés par la puissance des ordinateurs. Ces algorithmes sont alors dits dépréciés. 

Ma signature a été créée alors que mon certificat n’était ni expiré, ni révoqué et j’ai utilisé les algorithmes cryptographiques recommandés. Que puis-je craindre ?  

Le problème avec les signatures électroniques dites « basiques » est que l’on ne peut pas faire confiance en leur date de création. Une signature créée sur un ordinateur ou un serveur qui indique comme date le 1^er janvier 1990 indiquera que le document a été signé le 1^er janvier 1990. Il est alors tout à fait possible d’inclure au moment de la signature une date antérieure à la date de signature réelle. 

Comment faire confiance en la signature électronique si je ne peux pas me fier à sa date de création ? 

Le plus souvent, un horodatage électronique (en anglais « electronic timestamp ») est ajouté à la signature lors de sa création, par le logiciel de création de signature lui-même. Ces horodatages établissent la preuve que la signature existait à un moment donné. 

Maintenant que ma signature est horodatée, est-ce que mon document a besoin d’autre chose ? 

Afin de garantir la validité du document à long terme, il est également recommandé d’y inclure toutes les preuves que la signature et son horodatage n’étaient pas révoqués au moment de la signature. Ces données s’appellent les données de révocation, elles sont disponibles en ligne à un endroit donné mais il est très probable qu’elles ne soient un jour plus disponibles (par exemple, après l’arrêt des activités du fournisseur). Il est alors recommandé d’inclure toutes ces données dans la signature tant qu’elles sont encore disponibles. Finalement, un dernier horodatage est appliqué pour assurer que ces données existaient bien au moment donné et pour protéger leur intégrité. 

La validité technique de la signature est maintenant protégée pour plusieurs années. À plus long terme, il est recommandé d’inclure les données de révocation du dernier horodatage et de réappliquer un horodatage sur le tout. Ce processus se fait généralement dans le cadre d’un service de préservation. C’est d’ailleurs l’un des services qualifiés définis dans le règlement n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance, mieux connu sous le nom de règlement eIDAS. 

Tous ces niveaux de signature sont appelés « baseline levels » et sont définis par les organismes de standardisation tels qu’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) en Europe.

Besoin de plus d’informations sur la préservation des signatures électroniques ? N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : info@nowina.lu 

Auteur: Xavier SCHUL

The post Validation de la signature électronique: le saviez-vous ? appeared first on Nowina.

Le webinaire se déroulera de 10h30 à 12h00 et constitue une occasion unique de faire ses premiers pas avec DSS.

De plus amples informations, ainsi que le lien d’inscription, sont disponibles sur le portail numérique du CEF.

The post Webinaire CEF eSignature sur DSS le 27/11/2017 appeared first on Nowina.