Gagner du temps, fluidifier les processus métiers, signer et valider des documents avec des partenaires à distance : les avantages de la signature électronique sont évidents. Pourtant, derrière la simplicité apparente d’un « cliquez ici pour signer », se cache un choix stratégique que beaucoup d’organisations sous-estiment.
Choisir le mauvais prestataire, c’est s’exposer à des risques juridiques, des problèmes de confidentialité, ou plus simplement se retrouver pieds et poings liés à une solution dont on ne peut plus sortir.
Pour vous aider à faire ce choix, ce guide pratique vous propose de passer en revue les critères de sélection d’un prestataire de signature électronique.
Déterminer le bon niveau de signature (avant de comparer les prestataires)
Avant de s’orienter vers une solution il faut d’abord comprendre quel niveau de signature électronique est nécessaire pour vos documents.
En pratique, vous rencontrerez trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée.
Le choix d’un niveau par rapport à un autre dépend du niveau de risque des documents que vous amenez à signer quotidiennement : sensibilité du document, enjeu financier, durée de conservation, probabilité de contestation, contraintes réglementaires, profil des signataires (internes/externes, multi-pays).
Un bon réflexe : classer vos cas d’usage (contrats commerciaux, RH, fournisseurs, assurance, etc.) et définir un niveau minimal attendu pour chacun. Une fois ce niveau fixé, vous pourrez comparer les prestataires sur des critères pertinents (preuve, données, qualité de l’interface utilisateur, réversibilité), sans vous laisser guider uniquement par la notoriété du prestataire ou du prix.
1. Vérifier les certifications du prestataire
En Europe, le cadre de référence s’appelle eIDAS (Electronic IDentification, Authentication and trust Services). Pour la signature qualifiée, le prestataire doit obligatoirement être inscrit sur une liste de confiance européenne (les « Trusted Lists« ). Si vous cherchez à signer des actes à fort enjeu juridique : contrats de travail, actes notariés, marchés publics, vous devez vous assurer que votre prestataire dispose de cette qualification.
Bon à savoir : Notre plateforme Eva est pensée pour laisser aux entreprises une liberté de choix : vous pouvez extraire vos données, combiner plusieurs fournisseurs en parallèle (itsme, LuxTrust, eIDs…) ou en changer à tout moment, sans perdre vos preuves ni votre historique. Côté conformité, la solution prend en charge la signature avancée et s’appuie uniquement sur des solutions certifiées pour proposer la signature qualifiée. Enfin, grâce à son interopérabilité, Eva peut mixer ses signatures avec celles d’autres prestataires et vérifier des signatures avancées ou qualifiées émises par ces prestataires reconnus (PleaseSign, DocuSign, Universign, Connective, VitalSign, Docaposte, etc.).
2. L’hébergement des données : où sont stockés vos documents ?
Lorsque vous envoyez un contrat à signer, vous transmettez bien plus qu’une formalité administrative. Ce document peut contenir des informations financières sensibles, des données personnelles et des clauses confidentielles. La question de savoir où sont stockés ces documents n’est donc pas anodine.
Deux points de vigilance majeurs :
- où sont stockées les données… et sous quelle juridiction. Stocker les documents dans l’Union européenne peut aider sur certains aspects (cadre RGPD, proximité, exigences internes), mais ce n’est pas une garantie à elle seule. En particulier, si votre éditeur s’appuie sur un hébergeur américain — même avec des serveurs situés en Europe — les données sont soumises au CLOUD Act, qui peut obliger un fournisseur soumis au droit américain à communiquer des données aux autorités américaines.
- la possibilité d’un hébergement on-premise. Certaines organisations telles que les sociétés d’assurances, les institutions publiques, et cabinets juridiques préfèrent héberger la solution directement dans leur propre infrastructure, dans le but de garder une maîtrise complète sur les données et la sécurité.
Bon à savoir : pour les organisations les plus exigeantes, Nowina propose un mode d’hébergement souverain conforme aux normes PSF (Professionnels du Secteur Financier) luxembourgeois, ainsi qu’une version déployable directement dans l’infrastructure du client.
3. L’usage de vos données : attention aux clauses contractuelles
Avec la généralisation de l’intelligence artificielle, de nombreuses plateformes numériques ont commencé à intégrer dans leurs conditions générales des clauses autorisant l’utilisation des données des utilisateurs pour entraîner leurs modèles d’IA.
Dans le contexte de la signature électronique, ce risque est particulièrement sensible. Les documents signés sont rarement anodins. Votre prestataire doit s’engager contractuellement à ne pas réutiliser vos documents ou vos données à des fins d’entraînement de modèles ou à d’autres fins commerciales.
Récemment, DocuSign a annoncé vouloir intégrer des agents IA dans sa plateforme avec pour objectif d’automatiser des tâches liées à la gestion des contrats. Par exemple, trouver un accord dans un référentiel, analyser certaines clauses, identifier des points de vigilance et préparer des propositions de modification.
Ce qu’il faut vérifier : le contrat prévoit-il des clauses IA (ou une annexe dédiée) qui expliquent clairement ce qui est analysé, dans quel but (assistance, recherche, automatisation), combien de temps les données sont conservées, et si elles peuvent être agrégées/anonymisées. Regardez aussi si des modèles tiers sont utilisés : où les données sont traitées, quels sous-traitants interviennent, et quelles garanties sont prévues (confidentialité, non-rétention, non-entraînement).
4. La valeur probatoire : est-ce que votre signature tiendra devant un juge ?
En cas de litige, la solidité juridique de votre signature dépend largement de la qualité du dossier de preuve constitué au moment de l’acte.
Appelé audit trail ou journal de preuve, ce dernier doit consigner l’ensemble des événements liés à l’acte de signature : qui a signé, quand, depuis quel appareil, avec quelle méthode d’authentification, et dans quel contexte.
Un point souvent sous-estimé concerne la charge de la preuve en cas de litige. Le règlement eIDAS établit une distinction claire selon le niveau de signature utilisé.
Une signature qualifiée a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Si une partie conteste son authenticité, c’est à elle d’en apporter la preuve.
Pour une signature avancée, c’est à celui qui présente la signature comme preuve de démontrer sa validité : prouver que le document n’a pas été modifié, que le signataire est bien celui que l’on identifie, et que la signature a été apposée dans les bonnes conditions.
Ce qu’il faut vérifier : le prestataire fournit-il un dossier de preuve complet et consultable ? Ce dossier est-il exploitable en dehors de la plateforme ? Qui porte la charge de la preuve en cas de contestation ?
5. La validité dans le temps : votre contrat sera-t-il encore valide dans 20 ans ?
Un document signé aujourd’hui peut devoir être vérifié dans 5, 10 ou 20 ans. Or, avec le temps, les certificats expirent, les algorithmes évoluent et certains prestataires disparaissent. Sans mesures prévues dès la signature, il peut devenir difficile de prouver que la signature était bien valide à la date de signature.
La bonne pratique est d’ajouter, au moment de la signature, un horodatage qualifié et des mécanismes de validation à long terme (LTV, acronyme de Long Term Validation). Ces éléments permettent de « figer » la preuve dans le temps, indépendamment de l’évolution future des standards ou du prestataire.
Ce qu’il faut vérifier : le prestataire applique-t-il automatiquement un horodatage qualifié ? Que se passe-t-il si un certificat expire ou si le prestataire cesse son activité ? Les signatures sont-elles vérifiables en dehors de la plateforme ?
6. L’interopérabilité et la réversibilité : pouvez-vous partir si besoin ?
Certaines solutions de signature électronique gardent tout sur leur propre plateforme : vos documents et les éléments qui prouvent la validité de la signature ne sont facilement vérifiables que tant que vous êtes client. Si vous résiliez votre contrat, vous pouvez perdre l’accès à ces preuves. Cela crée une dépendance forte, souvent difficile à mesurer au moment de la souscription.
Un prestataire doit vous permettre :
- d’exporter l’intégralité de vos documents, preuves et logs dans des formats standards exploitables.
- de vérifier la validité d’une signature indépendamment de sa plateforme.
- de travailler avec plusieurs prestataires en parallèle si vos besoins l’exigent.
Ce dernier point est particulièrement utile pour les entreprises multisites ou multinationales, où différents types de signatures peuvent coexister sur un même document.
Ce qu’il faut vérifier : Que récupère-t-on exactement en cas de résiliation ? Les signatures sont-elles vérifiables sans connexion à la plateforme ? Existe-t-il une clause de sortie claire dans le contrat ?
7. L’expérience utilisateur des signataires
Une solution très sécurisée mais trop complexe à utiliser sera abandonnée en cours de route, surtout si les signataires sont externes à votre organisation.
Il faut donc prendre en compte :
- les méthodes d’authentification proposées : OTP par SMS, application mobile, carte d’identité électronique ou encore smart card. Chacune a ses avantages selon le contexte. Le SMS est simple à déployer mais peut poser des problèmes pour des signataires dans certains pays. Une smart card offre un haut niveau de sécurité mais nécessite un équipement spécifique.
- le profil des signataires : sont-ils internes à l’entreprise ou externes ? Sont-ils familiers avec les outils numériques ? Disposent-ils déjà d’un certificat électronique ?
- la fluidité du parcours : un signataire externe ne devrait pas avoir à créer un compte, mémoriser un mot de passe et traverser plusieurs étapes pour signer un document. Plus le parcours est simple, plus le taux d’achèvement est élevé.
- la dimension “multi-pays” : si vous faites signer dans plusieurs pays, vérifiez que la solution et, le cas échéant, l’organisme qui délivre les certificats peut réellement couvrir vos signataires (par exemple, être capable d’émettre pour des citoyens italiens, allemands, et pas seulement pour votre pays).
Ce qu’il faut vérifier : quelles méthodes d’authentification sont disponibles ? Le parcours de signature est-il adapté à des signataires non-experts ? La solution fonctionne-t-elle dans tous les pays où vous opérez ?
8. Le coût total et la qualité du support
Au-delà du tarif de la licence, d’autres postes viennent souvent s’ajouter : frais de stockage, coût par signature, surcoûts pour certains niveaux de signature, accompagnement à l’intégration, ou encore support technique.
Un support réactif au moment de l’intégration peut faire une vraie différence. Et lors de la négociation, ne négligez pas les clauses de SLA (engagements de disponibilité) et les conditions de support en cas d’incident.
Ce qu’il faut vérifier : quel est le coût total sur 12 à 24 mois (licence + stockage + support + intégration) ? Quels sont les engagements de disponibilité ? Le support est-il inclus ou facturé en supplément ?
Nowina : assurez la validité de vos signatures, gardez votre liberté
Vous voulez sécuriser vos parcours de signature sans dépendre d’un fournisseur unique ?
La plateforme Eva de Nowina vous aide à choisir le bon niveau de signature selon vos cas d’usage, à vous appuyer sur des prestataires qualifiés quand cela est nécessaire, et à préserver votre réversibilité (documents, preuves, historique) dans la durée. Demandez une démo ou un échange pour tester votre grille de critères sur vos scénarios réels.