Et pour cause : la dématérialisation des processus métiers impose aujourd’hui de pouvoir signer des documents sans impression, sans envoi postal, et sans friction.

Pour un product manager, il s’agit donc de garantir l’expérience utilisateur tout en respectant des exigences de sécurité, de traçabilité et de conservation.

Il ne s’agit pas seulement d’une intégration technologique, mais d’une démarche structurée à adopter intégrant des choix fonctionnels, réglementaires prenant en compte l’expérience utilisateur.

Comment mettre en place une signature électronique conforme eIDAS dans votre produit ?

Explication et réponse dans cet article.

Définir vos besoins en matière de signature électronique

Avant même de choisir une solution technologique, la première étape consiste à clarifier précisément pourquoi et sous quelle forme votre fonctionnalité de signature électronique doit être implémentée.

• Quels types de documents nécessitent une signature ? S’agit-il de contrats commerciaux avec des interlocuteurs externes à l’entreprise, de documents internes, ou de documents légaux engageant des responsabilités, comme des contrats de travail ou des accords de partenariat ?
  
• Qui sera le signataire ? Les signataires sont-ils internes, comme des responsables ou des employés, ou bien des partenaires externes (clients, fournisseurs) ?
  
• Quel est l’objectif juridique de la signature ? Est-ce une simple validation interne ou un engagement ayant une valeur légale avec des tiers ? Par exemple, un contrat avec un interlocuteur externe nécessitera plus de garanties qu’un document interne validé par un manager.

Une fois ces questions posées, vous pouvez orienter votre choix vers l’un des trois types de signature électronique suivants tel que défini par le règlement eIDAS :

• Signature simple : Utilisée pour des documents à faible enjeu, souvent internes. Elle repose sur une identification légère du signataire, généralement via une adresse email ou un compte utilisateur déjà existant dans votre plateforme. C’est une solution rapide à mettre en place mais qui offre une valeur juridique limitée.
  
• Signature avancée : Nécessaire pour des documents plus engageants, comme des contrats commerciaux, des engagements financiers ou des accords avec des partenaires externes. Elle impose une identification forte du signataire et garantit que la signature est exclusivement liée à lui. Pour cela, elle repose sur une protection cryptographique. Une fois signé, le document ne peut plus être modifié sans que cela invalide la signature, garantissant l’intégrité du document.

• Signature qualifiée : Requise pour des documents légaux ou réglementés, tels que des contrats notariés ou des documents émis dans des secteurs strictement encadrés (finance, assurance, santé publique). Elle repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire officiellement reconnu (QTSP). Ce niveau offre la valeur juridique la plus élevée : une signature qualifiée a le même statut qu’une signature manuscrite. Elle repose sur les mêmes technologies que la signature avancée, mais la protection du certificat est plus poussée (et donc aussi plus contraignante).

Bonne pratique : Restez vigilant sur les implications légales des signatures électroniques.

La confusion entre signature simple et avancée est fréquente, et peut exposer votre entreprise à des risques en cas de litige.

Une signature électronique doit pouvoir être présentée à un tiers indépendant — par exemple un juge ou un expert — et contenir les éléments nécessaires pour être considérée comme valide et opposable.

Choisir le bon prestataire

Une fois vos besoins en matière de signature électronique définis, il est important de sélectionner un prestataire qui répond aux exigences spécifiques de votre projet. Pour cela, plusieurs critères doivent être pris en compte.

La capacité du fournisseur à proposer une signature avancée ou qualifiée

Ces niveaux de signature sont essentiels si la finalité de la signature électronique est d’assurer la validité juridique de documents tels que des contrats commerciaux ou des documents réglementés. Il n’y a pas de solution universelle pour la signature électronique. Il faut pouvoir rester flexible et adapter le type de signature au contexte.

Une manière simple de vérifier cette capacité est de consulter la liste des prestataires de services de confiance (QTSP) publiée par la Commission européenne. Cette liste certifie que le fournisseur respecte les exigences du règlement eIDAS et offre une solution juridiquement valide pour les signatures avancées ou qualifiées.

« La solution Eva de Nowina permet d’utiliser une signature avancée conforme à eIDAS et travaille exclusivement avec des solutions certifiées eIDAS pour proposer des signatures qualifiées, garantissant ainsi une conformité totale et un haut niveau de sécurité. Cela permet de bénéficier des avantages de solutions qualifiées tout en assurant une intégration souple et fiable. De plus, EVA est également interopérable. La plateforme peut vérifier aussi bien les signatures qualifiées que les signatures avancées provenant d’autres prestataires reconnus (PleaseSign, DocuSign, Universign, Connective, VitalSign, Docaposte, etc.). Les entreprises restent libres d’extraire leurs données, d’utiliser plusieurs fournisseurs de services de confiance simultanément (Itsme, LuxTrust, eIDs…) ou d’en changer sans perdre leurs preuves ni leur historique.» souligne David Naramski, Partner chez Nowina.

Intégration en marque blanche

En optant pour une solution en marque blanche, vous pouvez intégrer la signature électronique directement dans votre produit, tout en gardant votre propre interface. L’utilisateur final ne verra ainsi que votre marque, et ne sera pas confronté à la marque du fournisseur.

La solution EVA propose justement cette flexibilité. Elle permet d’intégrer la signature électronique de manière transparente dans votre produit tout en offrant une conformité totale et un haut niveau de sécurité.

L’expertise du fournisseur : Retours d’expérience et accompagnement

Enfin, le choix du fournisseur ne doit pas se limiter à des considérations purement fonctionnelles. L’expertise et l’accompagnement offerts sont des éléments clés. Nowina, avec son expérience dans l’accompagnement de projets de signature électronique, notamment dans des secteurs très régulés, peut apporter une valeur ajoutée démontrable.

Comme l’explique Christophe Labbé, Partner chez Nowina: « L’équipe de Nowina a déjà accompagné de nombreux projets complexes, notamment dans des secteurs très régulés comme l’assurance, la santé ou l’industrie pharmaceutique. Dans ces contextes, l’accompagnement consiste autant à clarifier les exigences réglementaires qu’à adapter la solution aux contraintes techniques des systèmes d’information, afin de garantir une pleine intégration. »

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Bonne pratique : anticiper la volumétrie et l’évolutivité

Assurez-vous que la solution retenue peut suivre l’évolution de votre produit, aussi bien en termes de volumétrie d’acte de signature qu’en complexité des parcours de signature à gérer. L’objectif est de ne pas devoir changer d’outil au bout de quelques années parce que la plateforme ne tient plus la charge ou ne s’adapte pas à de nouveaux cas d’usage.

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Comment intégrer la signature électronique dans votre produit

L’intégration de la signature électronique dans un produit SaaS n’est pas qu’une question d’intégration. Pour y parvenir, il est nécessaire d’organiser le travail en plusieurs étapes.

Choisir l’approche d’intégration en API

Développer sa propre solution de signature électronique est un projet complexe, long et coûteux. Il est bien plus pertinent d’intégrer une solution tierce disponible via API, en particulier lorsqu’elle peut être utilisée en marque blanche (OEM), ce qui permet de conserver une expérience utilisateur homogène dans votre produit.

L’API permet ainsi de connecter directement la signature électronique à vos systèmes existants — ERP, outils RH, CRM, portail client, ou tout autre service interne.

Comme le souligne Christophe Labbé, Partner chez Nowina : « Toutes les solutions modernes proposent aujourd’hui ce type d’API, ce qui permet d’automatiser la demande de signature et d’inscrire le processus dans vos workflows métier. Cette approche est idéale si votre produit doit gérer des flux plus importants ou s’articuler avec des outils déjà en place (ERP, CRM, SSO, etc). »

Structurer les flux de signature dans votre application

Une intégration réussie repose sur une définition claire des points d’entrée et de sortie du processus de signature. Il s’agit d’identifier :

• Où le document est généré,
• À quel moment l’utilisateur doit signer,
• Comment la demande lui sera transmise (email, portail, mobile).
• Il est parfois nécessaire d’inclure des rôles internes comme un validateur, chargé de vérifier le document avant signature

À noter que digitaliser un processus ne signifie pas copier mécaniquement le papier : certaines étapes peuvent être simplifiées, d’autres repensées pour tirer parti du numérique.

Définir les méthodes d’authentification adaptées

Le choix de la méthode d’authentification dépend du niveau de signature requis et du profil du signataire.

• Pour des utilisateurs externes, l’envoi d’un code à usage unique OTP (One-Time-Password) par SMS associé à un lien sécurisé est souvent suffisant et simple d’usage.
• Pour des utilisateurs internes, une intégration SSO ou l’usage d’un moyen d’authentification existant (badge, carte interne) peut être approprié.

Bonne pratique : prévoir des mécanismes de secours.

Dans la pratique, le SMS est l’un des points les plus fragiles du parcours : sa délivrance n’est jamais garantie, et il génère une grande partie des demandes de support. Pour limiter les blocages, il est utile de proposer une alternative, comme un appel vocal automatisé ou un autre moyen d’authentification.

Gérer les mises à jour et la maintenance continue

Le cadre réglementaire évolue. Le règlement eIDAS, comme d’autres règlements européens ou nationaux, peut être ajusté ou renforcé. Il est donc important de suivre les évolutions légales, pour adapter votre solution si nécessaire. Une veille minimale, assurée par l’équipe produit ou juridique, permet d’anticiper les changements plutôt que de subir des non-conformités.

Voici quelques bonnes pratiques simples à mettre en place :

• Planifier une revue régulière de la solution choisie, au moins une fois par an, pour vérifier que la traçabilité et la sécurité des signatures générées sont bien conformes au risque encouru. Étant directement impliqués dans l’évolution des normes, notamment à travers sa participation à la rédaction de la régulation eIDAS V2 et futures, Nowina veille à ce que ses outils soient continuellement adaptés aux nouveaux cadres légaux.
  
• Informer et former les équipes internes lorsqu’un changement technique ou réglementaire intervient, afin que tous comprennent les impacts sur l’usage ou l’intégration.

Trop souvent, une fois la solution mise en place, l’entreprise considère le sujet comme clos. Or, c’est cette négligence qui peut générer des failles ou des non-conformités. Maintenir la signature électronique à jour, c’est assurer sa validité dans la durée.

EVA, la solution de signature conforme qui s’adapte à votre produit

Mettre en œuvre une signature électronique conforme eIDAS ne s’improvise pas. Entre exigences réglementaires, sécurité, traçabilité et expérience utilisateur, chaque détail compte.

C’est précisément sur ces enjeux que Nowina vous accompagne, grâce à son expertise éprouvée de la signature électronique et de la régulation eIDAS et des solutions conçues pour s’intégrer de manière transparente.

La plateforme EVA, développée par Nowina, permet d’intégrer facilement une signature électronique avancée ou qualifiée dans votre produit, tout en restant maître de vos données. En tant qu’intégrateur de solutions, Nowina vous guide de bout en bout : cadrage, choix techniques, intégration API, UX, conformité et support.

Vous avez un projet, une contrainte spécifique ou simplement besoin d’y voir plus clair ? Contactez-nous pour bénéficier d’un accompagnement personnalisé, adapté à vos cas d’usage, vos contraintes techniques et vos enjeux métiers.

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Ainsi un simple contrat ou un devis peut être altéré sans que la fraude ne soit immédiatement détectable. Et pour cause, au gré des mises à jour des modèles d’intelligence artificielle (LLM), ces actions sont devenues accessibles aux néophytes, augmentant le nombre de fraudes documentaires.

Une tendance confirmée par le rapport 2025 Identity Fraud Report publié par la société Entrust, qui rapporte une hausse de 244 % des falsifications de documents numériques en 2024, facilitée par l’essor de l’IA générative.

À l’heure où de plus en plus de transactions se dématérialisent, la question de l’intégrité documentaire devient un problème de société.

Peut-on encore se fier à un document ? Quelles garanties techniques permettent d’assurer que ce dernier n’a pas été modifié, et que le signataire est bien la personne qu’il prétend être ?

Face à ces enjeux, des plateformes comme Eva, développée par Nowina, proposent une approche rigoureuse de la signature électronique, fondée non pas sur la confiance implicite, mais sur la preuve vérifiable. Explications.

De la falsification à l’usurpation : comment l’intelligence artificielle change la nature des fraudes

Alors que les outils d’intelligence artificielle générative se démocratisent dans le monde professionnel, les cybercriminels n’hésitent pas à en détourner l’usage dans un but de falsification documentaire.

Faux documents, vraie crédibilité : l’IA améliore la qualité des falsifications

La falsification documentaire n’est pas née avec l’intelligence artificielle. Depuis la sortie du logiciel Photoshop en 1990, des utilisateurs peu scrupuleux ont toujours tenté de falsifier des fichiers PDF et autres documents officiels tels que des fiches de paie ou des diplômes à l’aide des fonctionnalités de retouche graphique. Avec l’émergence de LLM tel que ChatGPT, ce phénomène change d’échelle grâce à une rapidité d’exécution, une facilité de mise en œuvre et un niveau de réalisme proche du document originel.

Lorsqu’il fallait par le passé acquérir des compétences en matière de design graphique, un accès gratuit à ChatGPT permet de délivrer le même résultat sans compétences préalables.

Une absence de barrière à l’entrée qu’observe l’étude menée par le World Economic Forum et citée par LeMagITen 2024 puisque près d’un professionnel sur cinq déclare avoir déjà été confronté à un document falsifié dans le cadre de son activité.

Selon cette étude, 12 % de ces cas ont débouché sur un litige juridique, et 15 % ont entraîné une perte financière directe. Des chiffres significatifs qui montrent le passage d’un épiphénomène à celui de risque systémique.

Fraude au président et deepfakes : la confiance mise à l’épreuve

L’utilisation de l’intelligence artificielle ne se limite pas à générer de faux documents. Elle permet désormais par une technique dite de face swapping, de reproduire le visage d’une personne en mouvement et en temps réel, rendant possibles des usurpations d’identité audiovisuelles convaincantes.

À cela s’accompagne désormais le voice cloning, ou clonage de voix, permettant d’adopter le timbre, la tonalité et le ton de la voix d’une personne sur la base d’un extrait audio et en seulement quelques clics.

Ces techniques sont aujourd’hui utilisées dans les attaques dites de fraudes « au président ». Historiquement, ces escroqueries reposaient sur l’envoi d’e-mails usurpés, souvent peu personnalisés, dans lesquels un cybercriminel usurpant l’identité du dirigeant réclamait un virement ou une action urgente.

Ce mode opératoire, bien que déjà efficace, laissait souvent des indices : fautes, adresses douteuses, incohérences dans le ton.

Avec l’IA générative, ces attaques deviennent beaucoup plus crédibles. Des fraudeurs peuvent désormais organiser de fausses visioconférences en incarnant en direct la personne.

La fraude se joue alors dans un cadre familier (je vois et j’entends la personne), interactif (elle me répond), et visuellement rassurant pour la victime (la personne que je vois ressemble à celle que je côtoie au quotidien dans l’entreprise).

« Imaginez un cybercriminel qui compromet votre poste de travail et accède à deux heures d’interview stockées localement. Il dispose alors de votre voix, de votre image, de vos expressions faciales. Avec des outils de deepfake, il devient possible de vous faire prononcer n’importe quelle déclaration. Il est devenu aujourd’hui nécessaire d’être vigilant sur les éléments. Cela souligne également la nécessité d’une vigilance accrue quant à ce que chacun expose en ligne : tout contenu non sécurisé peut servir de matière première à une fraude identitaire. » comme le rappelle David Naramski, Partner chez Nowina.

C’est exactement ce même scénario qui est arrivé à une entreprise de Hong Kong en février 2024, trompée lors d’une réunion en ligne où le PDG, bien connu de ses collaborateurs, était en réalité un hacker utilisant l’ensemble de ces techniques d’usurpation. Cette fausse interaction a suffi à convaincre un collaborateur à effectuer plusieurs virements pour un montant total de 26 millions de dollars.

Dans ces conditions, la confiance doit reposer sur des mécanismes techniques explicites et vérifiables tels que proposés par les plateformes de signature électronique.

Comment les plateformes de signature électronique garantissent l’intégrité des documents face à l’IA générative ?

Alors que l’IA générative bouleverse la nature des fraudes documentaires, les plateformes de signature électronique jouent un rôle central pour maintenir la confiance.

Grâce à des standards légaux stricts et des mécanismes techniques éprouvés, elles permettent de garantir l’authenticité, l’intégrité et la traçabilité des documents, même dans un contexte de manipulation numérique avancée.

Trois niveaux de signature, trois niveaux d’assurance

Conformément au règlement européen eIDAS, il existe trois niveaux de signature électronique, chacun adapté à des usages et des exigences de preuve.

• La signature électronique simple est le premier niveau. Elle peut prendre la forme d’un scan de signature manuscrite ou d’un clic sur un bouton. Facile à utiliser, elle est adaptée aux démarches à faible enjeu (formulaires, validations internes), mais reste juridiquement contestable sans éléments complémentaires de preuve.
  
• La signature électronique avancée repose sur l’identification du signataire et lie techniquement sa signature au document. Elle implique des moyens d’authentification renforcés et assure que toute modification ultérieure du fichier invalide la signature. Elle est couramment utilisée pour des contrats commerciaux, devis ou documents RH.
  
• La signature électronique qualifiée est la plus sécurisée. Elle repose sur un certificat qualifié délivré par un prestataire de service de confiance qualifié (PSCQ), après vérification d’identité en face à face ou par vidéo avec preuve documentaire. C’est l’unique niveau reconnu équivalent à une signature manuscrite en droit européen. Elle est utilisée pour les actes notariés, bancaires ou les appels d’offres publics.

La signature électronique intègre des mécanismes techniques qui assurent l’intégrité

Les plateformes de signature électronique s’appuient sur plusieurs composants techniques pour garantir qu’un document signé est à la fois authentique, non modifiable et juridiquement fiable.

Authentification du signataire

Avant d’apposer une signature électronique, la plateforme doit s’assurer que la personne signataire est bien celle qu’elle prétend être, et qu’elle est légitimement autorisée à signer le document.

Cette étape repose sur une authentification multifacteur, combinant généralement un identifiant (e-mail ou numéro de téléphone) à un ou plusieurs facteurs de vérification : mot de passe, code à usage unique par SMS ou e-mail, lien sécurisé, ou encore application mobile d’authentification.

Dans les parcours les plus sécurisés, notamment pour les signatures qualifiées, cette étape s’appuie sur un contrôle d’identité conforme aux exigences KYC (Know Your Customer).

L’utilisateur doit alors présenter une pièce d’identité officielle, parfois accompagnée d’une vérification vidéo en direct pour confirmer la correspondance entre le visage et le document. Ces vérifications automatisées ou supervisées permettent d’écarter les tentatives de fraude, notamment celles rendues possibles par les deepfakes.

Audit trail : une traçabilité complète et horodatée

Un journal d’audit (audit trail) est automatiquement généré pour chaque processus de signature. Il documente de manière détaillée :

• les identifiants utilisés pour l’authentification,
• les étapes de consultation du document,
• l’heure exacte de chaque action (ouverture, signature, validation),

Ce registre est non modifiable et horodaté, ce qui en fait une preuve technique opposable en cas de litige. Il reconstitue la chronologie exacte de l’opération, et permet à un juge ou une autorité tierce de vérifier indépendamment la régularité de la signature.

Cachet électronique : la garantie d’intégrité du contenu

Le cachet électronique fonctionne comme un scellement cryptographique apposé au document à l’instant de la signature. Il repose sur un certificat émis par une autorité de confiance, et associe le contenu du fichier à un hachage numérique unique.

Si le document est modifié après coup, le hachage ne correspond plus et la signature devient invalide. Cela garantit que :

• le document n’a pas été altéré depuis sa signature,
• l’origine du document peut être vérifiée (émetteur identifié),
• la version signée est bien celle que toutes les parties ont validée.

L’ensemble de ces mécanismes stoppent à ce jour toute tentative d’usurpation comme le souligne Christophe Labbé, Partner chez Nowina :

« L’IA générative ne permet pas de falsifier un document signé électroniquement au niveau cryptographique. Ce niveau de falsification nécessiterait une puissance de calcul que seules les technologies quantiques pourraient théoriquement atteindre. »

La plateforme de signature électronique Eva de Nowina : une architecture conçue pour la confiance

La plateforme Eva, développée par Nowina, se distingue par une approche rigoureuse de la sécurité, de la transparence et de la conformité. Dans un contexte où l’IA générative complexifie la détection des fraudes, Eva fait le choix d’une architecture sans compromis, centrée sur la maîtrise technique.

Une architecture souveraine, ouverte et conforme

Conforme au règlement européen eIDAS, Eva propose une signature avancée pragmatique et s’appuie, pour les signatures qualifiées, sur des prestataires de services de confiance européens reconnus, garantissant une signature juridiquement valable.

Contrairement à certaines plateformes fermées, Eva est interopérable : les clients conservent la capacité de vérifier toutes les signatures qualifiées mais surtout aussi les signatures avancées réalisées sur des plateformes d’autres prestataires de services (Universign, Docusign, Connective, PleaseSign, VitalSign, Docaposte, …) , d’extraire leurs données, de mixer les prestataires de services (itsme, LuxTrust, eIDs, …) ou de changer de prestataire sans perdre leur historique ni leurs preuves. Aucune contrainte logicielle ne vient limiter leur autonomie.

Des parcours d’identification adaptés au niveau de risque

Eva intègre des parcours de vérification qui s’adaptent au niveau de sécurité attendu. Pour un document à faible enjeu, l’expérience peut rester simple et rapide, mais rapidement une identification forte (identification 2FA) s’impose pour des documents signés par des tiers en B2B ou B2C.

Pour des contrats sensibles ou des documents à valeur légale élevée, Eva mobilise des mécanismes d’identification renforcés qui s’appuient sur les mécanismes d’identifications proposés par les prestataires de services qualifiés intégrés à la plateforme (identification vidéo, identification spécifique basée sur un document officiel). Cette approche permet de concilier sécurité, conformité et expérience utilisateur, sans complexité inutile.

Un contrôle total grâce au déploiement on-premise

Pour les organisations souhaitant garder la maîtrise complète de leur infrastructure, Eva peut être déployée sur le réseau interne de votre entreprise (on-premise).

Cela signifie que les données, les certificats, les journaux de preuve et les mécanismes d’authentification sont hébergés localement, dans un environnement maîtrisé par le client. Un atout essentiel pour les secteurs soumis à des contraintes de souveraineté ou de confidentialité renforcées.

Vous souhaitez en savoir plus, contactez nos experts dès aujourd’hui.

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European Union: eIDAS Regulation and diversity of additions 

At the heart of electronic signatures regulation in the European Union lies the eIDAS Regulation (electronic IDentification, Authentication, and trust Services), enforced in 2016 to establish a unified legal framework across EU Member States. 

One of the fundamental aspects of eIDAS are its provisions pertaining to Qualified Electronic Signatures (QES), ensuring that QES hold the same legal effect as traditional handwritten signatures, thus fostering trust and acceptance of digital transactions. While eIDAS sets the minimal interoperable requirements, individual Member States can implement additions to accommodate their unique legal structures and requirements.  

On top of the EU-wide eIDAS regulation, individual Member States have implemented supplementary national laws to address specific nuances of electronic signatures within their jurisdictions. For instance, countries such as Belgium and Luxembourg have enacted legislation to complement the regulatory framework established by eIDAS.  

To illustrate the additions to eIDAS at the national level, consider the case of Belgium. The law of July 21, 2016, which aligns with and complements the Regulation (EU) No 910/2014, incorporates a provision where a Qualified Electronic Seal, when used for legal acts conducted solely by or between individuals or entities based in Belgium, is treated as equivalent to the handwritten signature of the individual who represents the legal entity that created the seal. Thus, this national legislation recognizes qualified electronic seals with the same legal effect as traditional signatures within the country. These national laws complement eIDAS by providing regulations tailored to each country’s legal system and requirements. By doing so, they contribute to a more comprehensive environment for electronic signatures, while also increasing the diversity in digital transactions across the European Union. 

Furthermore, within each country, different industries may have specific regulations that govern the use of electronic signatures. For instance, sectors such as finance and healthcare often have sector-specific compliance requirements that businesses must follow when implementing eSignatures. This underscores the importance of understanding and adhering to industry-specific regulations to ensure compliance and mitigate potential risks.  

Finally, eIDAS undergoes periodic reviews and has recently been amended by the new EUDIF (European Digital Identity Framework) regulation to adapt to evolving technological landscapes and enhance the effectiveness of electronic signatures, necessitating businesses to stay informed about these updates to ensure compliance.  

Beyond Europe  

The adoption and regulation of electronic signatures extends far beyond Europe’s borders, with many countries worldwide developing their legal frameworks to facilitate digital transactions. Thus, international businesses must navigate a diverse range of regulatory landscapes to ensure compliance and facilitate seamless digital interactions on a global scale.  

Understanding and adapting to these regulatory environments are crucial for harnessing the full benefits of electronic signatures worldwide. Specific examples, such as Ukraine and the United Arab Emirates, demonstrate the global momentum towards embracing digital transformation and modernizing legal frameworks to accommodate electronic signatures. 

Elevating your business with EVA 

Navigating the intricate landscape of electronic signature regulations demands more than just a surface-level understanding of the laws and standards in place. Businesses must also equip themselves with the right tools and best practices to ensure compliance and maximize the benefits of digital transactions. A proactive approach involves adopting an electronic signature platform that goes beyond mere signature verification.

This platform should offer additional features such as digital identity management, data privacy, and document traceability. By investing in such solutions, businesses can reinforce the security of their transactions and enhance the efficiency of their document processes.  

At Nowina, we understand the importance of staying ahead of the curve in the digital age. That’s why we’ve developed EVA, our electronic signature platform. EVA is more than just a signature tool: it’s a comprehensive solution designed to streamline document workflows, protect sensitive information, and ensure compliance with regulatory standards. 

In addition, EVA is continuously updated to meet evolving regulatory requirements and industry standards, ensuring that the users always have access to the latest tools and technologies for secure and compliant digital transactions. 

Don’t hesitate to contact us at info@nowina.lu to learn more and embark on a seamless digital transformation journey. 

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The post-pandemic era has solidified the significance of electronic signatures, and their benefits such as, time-savings, cost efficiency and positive environmental impacts, are widely recognized. Today, these signatures are a crucial asset for both individuals and businesses. 

Nevertheless, electronic signatures are still a challenging topic for many people, leaving them with several questions unanswered: What do we mean by electronic signatures? Who are they intended for? What advantages do they offer? How do they work? 

What do electronic signatures mean? 

Electronic signatures are a digital form of signature that use encryption systems to ensure the reliability, security, and legality of a document, providing a similar value to that of a handwritten signature. 

They can be used for various applications such as contracts, business agreements, or attestations. Thanks to the integral information security features they incorporate, electronic signatures ensure that documents exchanged in online operations have not been altered and that the identity of the signer has been verified. Thus, the most notable difference with the handwritten signature is that, unlike the latter, no physical exchange is required. 

Electronic signatures, yes… but for whom? 

Electronic signatures serve as a practical and efficient tool, streamlining document signing processes. Their utility extends across a broad spectrum of users’ needs, from individuals to professionals needs. 

Nowadays, with the rise of digital processes, electronic signatures align with the overall trend of digitalisation. This enables professionals and individuals to adapt to the swift transition to the digital era, allowing them to reap the benefits of electronic signatures over cumbersome physical counterparts. 

What are the advantages?

Electronic signatures simplify and accelerate the document signing process significantly. They eliminate geographical barriers and the postal delivery time associated with traditional signatures. This method enables automated processing of signed documents, thus significantly reducing costs and time. 

In addition to operational efficiency, electronic signatures contribute to improving the environmental footprint by reducing paper consumption and CO2 emissions linked to traditional handwritten signatures. Their adoption induces a significant step towards modern and environmentally responsible document management. 

Besides providing the same benefits of postal signatures such as signature date verification, electronic signatures offer significantly enhanced security compared to traditional ones. This includes, but not limited to, validating the identity of the person and ensuring the integrity of the document content, especially in remote signing scenarios where physical identity verification is not feasible. 

How do electronic signatures work? 

They are not a trivial scan of your handwritten signature; they involve a technical process that authenticates signatories’ identities, confirms the intent to sign (the signer must provide its content to create the signature) and ensures document integrity (no change can be made in the document without detection).  

Electronic signatures can achieve this integrity by using secure and tamper-proof codes to link a digital code to an electronic document. When a person electronically signs a document, a unique digital fingerprint (also known as a ‘hash’) is generated for that document. This fingerprint is then linked to the electronic document using a unique mathematical link (a private key) of the person signing the document. The use of this private key is the proof of the user’s intention to commit to the document’s content. 

While the underlying mathematical concepts are complex, their implementation remains hidden from the user, ensuring that the use of electronic signatures is easy and accessible to everyone while carrying advanced security features. 

Our offering at Nowina Solutions

At Nowina Solutions, we provide user-friendly electronic signature software for online signing and validation. This solution requires nothing more than: 

• A web browser;
• A digital device for signing and authenticating documents (such as a mobile phone, a smart card, or a token);
• The creation of an account on EVA, our signing platform. 

EVA allows you to electronically sign various documents whilst adhering to the latest standards of the European Telecommunications Standards Institute (ETSI – the body in charge of the standardisation of electronic signatures in Europe).  

Our team is ready to assist you in your digitisation journey. Feel free to contact us at +35226102053 or via email at info@nowina.lu

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Electronic signature is convenient, easy to use and allows you to sign a document without having to go anywhere. To this end, EVA, the electronic signature platform, enables the creation of a fully digitised document management workflow by providing a user-friendly and secure way to sign documents using an electronic identity card or an ad hoc signature product.   

The types of signatures supported by EVA include:  

• Qualified electronic signatures: allows the use of smart cards or tokens legally recognised in any EU country to produce an eIDAS compliant signature;   
   

• Advanced electronic signatures: allows the use of SMS or strong authentication to sign.   

The use of the electronic signature implies, for the company, taking care of the legal validity of the documents signed electronically. Indeed, presented to the court as electronic evidence, it is important to ensure that the signature is valid as per the law. However, the validity of an electronic signature is not assessed on the same criteria as a handwritten signature. It is therefore important to be prepared by implementing an appropriate validation policy for electronic signatures.   

A validation module for a tailor-made electronic signature service

To be valid, an electronic signature, whatever representation it may take, must be associated with a physical person. The signature validation will then consist in verifying that the electronic signature has been carried out in accordance with the company’s expectations in terms of identification of the signatory, the nature of the document and the type of signature. The validation request module will provide this information to the user and determine the conformity of the documents with respect to the risk acceptance criteria previously set by the company. These criteria then define the validation policy.  

EVA has recently integrated a module that, recognises a rich diversity of advanced and qualified signatures. This module, based on DSS (Digital Signature Service), the reference implementation in the European Union, is able to support several validation policies simultaneously, that the company may define according to its own needs. In addition, each validation request introduced in the module can be performed in batch, saving time in the document validation process.  

DSS report made accessible in relation to the company’s expectations 

One outcome  of the validation is a PDF document¹ that provides highly detailed yet understandable information regarding the electronic signature(s) on the analysed document and concludes on its validity or invalidity, providing a clear reason with respect to the selected validation policy.    

This signed report is then preserved to allow the company to keep track of the validity of the document in case it is needed as electronic evidence later on.

A validation policy that evolves along with the cases encountered  

The context of a validation policy might evolve, or new cases of signatures considered to be valid or invalid might be discovered as a result of the company day to day activities. 

A team of DSS experts supports the company in maintaining its validation policy (while of course preserving the confidentiality of the documents). When a document is not automatically recognised as valid, the company may decide to send a support request to the Nowina team, which will then analyse the particular use case, consult with the client, and propose an update of the corresponding validation policy. 

This module is now available to any company wishing to adopt a policy of validating electronically signed documents, while benefiting from the expertise of a specialist from the field.   

Interested in this new functionality? Would you like to know more about it?   

Contact us at info@nowina.lu  

¹The other outcomes are the XML reports standardised by ETSI in TS 119 102-2. 

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E-trash became the first connected bin in the Grand Duchy of Luxembourg in 2016. Usually installed in apartment buildings, this bin aims to encourage recycling and to raise awareness of waste consumption.  

For more information, read our article on: Digital Innovation Hub – E-trash : la première poubelle connectée du Luxembourg (dih.lu) 

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This is where e-trash comes in, and in 2016 it became the first connected bin in the Grand Duchy of Luxembourg. Generally installed in apartment buildings, this bin aims to encourage recycling and to raise awareness of waste consumption.  

What is e-trash and how does it work?

It is a bin with an adaptable box, designed to cover the different models of existing waste containers. Fully locked, access to the waste deposit can only be made through a tilting drawer that opens after electronic recognition of a personal badge provided to the users beforehand, allowing them to be identified at each deposit.  

The use of a connected bin then allows residence managers to easily measure the volume of waste per user, enabling an individual count to be made. Following the “polluter pays” principle, the tax is then adjusted to the volume of waste of each user, encouraging them to reduce their consumption and recycle as much as possible. 

A major industrial project at the crossroads of IT, mechanics and electricity

In terms of IT, Nowina Solutions played a crucial role in setting up all the necessary connectivity for the success of e-trash. From configuring badges to setting up a web portal for monitoring and collecting information, Nowina was able to adapt to the needs of the project by making the most of its IT expertise, and to bring together users and residence managers around the same project.

The first challenge was to enable optimal access management. As the objective was to open the bin only on presentation of a personal badge, it was necessary to:

• Develop a centralized access list containing the configuration of personal badges for users;
• Configure a Datafox box to enable the link between the connected bin and the access list.

Secondly, a web portal had to be set up for the co-ownership administrators so that they could access the information they needed to carry out the counts. Depending on the efficiency of the configuration of the box, the portal takes care of recording the badge information as well as the volume of waste for each use. The badges are then collected in real or near-real time and centralised for billing purposes.

For this innovative project, there was no out of the box software to address these needs. By calling in Nowina, e-trash was able to quickly implement its vision of the system, without relying on other suppliers, and maintain its lead.

To contact us: info@nowina

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In the context of the health crisis, many companies were forced to resort to teleworking. The need for electronic signatures then became necessary when employees were unable to come to the office to sign documents by hand.

The market has since observed a growing demand for the digitalisation of the signing process. Nevertheless, the majority of those who benefit from this digitisation tend to think that the signing process stops once the document is signed and transmitted. The process does not stop there, though. If a document is to remain valid for more than several years, the technical validity of its signature(s) must be preserved.  

But preserved from what?  

Three major events can invalidate a so-called “basic” electronic signature: 

• Certificate expiration: Let’s take an ID card as an example; this identity card has an expiry date. The same applies to a signature certificate. Once this certificate has expired, it can no longer be used to create signatures. 
   
• Certificate revocation: Just like the identity card, the means of creating an electronic signature (also called “private key”) can be stolen. The user therefore requests a revocation. He/she asks his/her provider that the signatures created from the date of the theft are not valid. The signature certificate is then revoked. 
   
• Depreciation of cryptographic algorithms: As computer power increases, the chances that an attacker can produce two different documents technically covered by the same signature also increases. Some algorithms that are used to create the signature become outdated by computer power. These algorithms are then said to be deprecated. 

My signature was created when my certificate was neither expired nor revoked and I used the recommended cryptographic algorithms. What can I be afraid of?

The problem with so-called “basic” electronic signatures is that their date of creation cannot be trusted. A signature created on a computer or server that indicates a date of 1 January 1990 will indicate that the document was signed on 1 January 1990. It is then entirely possible to include a date at the time of signing that is earlier than the actual date of signing. 

How can I trust the electronic signature if I cannot rely on its creation date?   

Most often, an electronic timestamp is added to the signature when it is created, by the signature creation software itself. These timestamps establish the proof that the signature existed at a given time. 

Now that my signature is time-stamped, does my document need anything else?  

In order to ensure the long-term validity of the document, it is also recommended to include all evidence that the signature and its timestamp were not revoked at the time of signing. This data is called revocation data and is available online at a given location, but it is very likely that it will one day no longer be available (e.g. after the supplier ceases operations). It is then recommended to include all this data in the signature while it is still available. Finally, a final timestamp is applied to ensure that the data existed at the time and to protect its integrity. 

All these signature levels are called “baseline levels” and are defined by standardisation bodies such as ETSI (European Telecommunications Standards Institute) in Europe.

Need more information on the preservation of electronic signatures? Do not hesitate to contact us at the following address: info@nowina.lu  

Author: Xavier SCHUL

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The webinar will run from 10:30 to 12.00 and is a unique chance to get started with DSS.

More information, and registration link, can be found on the CEF Digital portal

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And a lot has happened in five years. Five years rich in projects, experiences and encounters.

Five years ago, Nowina was just three founding partners and one project. Today, Nowina is 25 people and a leader in electronic signature and digitalisation.  

Nowina has celebrated its fifth anniversary surrounded by its partners, customers and friends. Looking to the future, Nowina intends to continue to build on its momentum and continue to support companies and administrations wishing to digitise their value creation chain, including the signature for a complete, optimal and secure digitisation of processes. The adventure continues!

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