Après plusieurs tentatives de digitalisation de son entreprise, Patrick Marth, directeur et gérant de Brunata a décidé d’entamer un projet de digitalisation grâce à une solution conçue sur-mesure.
Quelques années plus tard, il est aujourd’hui possible de faire un bilan.
Une problématique courante en entreprise
Brunata est une entreprise luxembourgeoise spécialisée dans l’enregistrement et la facturation des coûts de chauffage, de refroidissement et d’eau en fonction de la consommation des résidences. La location et l’achat de détecteurs de fumée de haute qualité représentent également une partie importante de leurs activités.
En l’espace de quelques années et au moyen de la digitalisation, Brunata a vu sa capacité de traitement doubler tout en réduisant significativement le personnel affecté à ces tâches. L’entreprise, comme beaucoup d’autres, disposait jusqu’à lors d’une charge administrative conséquente et était à la recherche d’un plan de digitalisation de ses processus dans le but de gagner en productivité.
L’idée n’était plus d’acheter du matériel ou d’utiliser un logiciel standardisé mais de développer une solution sur-mesure adaptée aux besoins de l’entreprise. Très rapidement, tous les documents de l’entreprise ont été digitalisés et stockés dans une base de données. Un portail web a ensuite été développé pour les gérants des résidences. Ceux-ci peuvent alors facilement consulter les décomptes et factures. La communication entre les gérances et Brunata est également simplifiée. Quant aux techniciens en déplacement, ils ont toutes les informations nécessaires sur une tablette. Ainsi, plus aucun papier n’est essentiel lors des interventions et les bons de commandes sont totalement dématérialisés
La signature électronique
En 2016, l’utilisation de la signature électronique a fait monter ce projet de digitalisation d’un cran. Une solution qui s’est montrée d’autant plus efficace depuis la pandémie en permettant la continuité des activités sans obstacle. D’ailleurs, à ce jour, près de la moitié des contrats de l’entreprise sont signés électroniquement.
Une base de données qui centralise tout plutôt que 10 bases de données entre lesquelles il faut faire des liens
Pour Patrick Marth, passer par un logiciel standardisé n’était pas réalisable. Il indique d’ailleurs : “la spécificité de notre travail est énorme, il n’existe, à l’heure actuelle, aucun programme sur le marché qui puisse couvrir tous les aspects de notre activité”.
Une collaboration différente des autres
« Pour vous donner un exemple concret, pour ce qui est du service de facturation, nous constatons que les processus se font d’eux-mêmes, d’un simple clic. C’est un gain de temps énorme. Cela représente entre une demi-heure et une heure par projet et nous avons 500 projets par an. Et chaque service a été ainsi optimisé de manière significative dans ce processus de digitalisation. »
Pour une entreprise si spécifique, il était plus adéquat de mettre en place une solution entièrement personnalisée. Nowina Solutions s’est alors imposé comme un acteur clé en combinant son expertise dans le domaine de la signature électronique avec une méthodologie de recherche et d’analyse robuste dans le développement de logiciels pour s’adapter aux besoins de Brunata et proposer une solution sur-mesure.
En termes de gains de temps, d’argent et de productivité, Patrick Marth a donc pu atteindre les objectifs qu’il s’était fixé mais il ne s’arrête pas là. Le chemin de la digitalisation se poursuit encore à l’heure actuelle avec de nombreux projets en cours, notamment le développement d’une application à destination des locataires/propriétaires leur permettant d’accéder à l’index de leurs compteurs. Brunata n’en a donc pas encore fini avec Nowina Solutions et souhaite conserver cette belle collaboration dans le futur.
Pour plus d’information: www.brunata.lu
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