La signature électronique est pratique, rapide et permet de signer un document sans avoir à se déplacer. Dans cette optique, EVA, la plateforme de signature électronique permet de créer un flux de gestion de documents entièrement numérisé en offrant un moyen convivial et sécurisé de signer des documents à l’aide d’une carte d’identité électronique ou d’un produit de signature ad hoc.  

Parmi les types de signatures supportés par EVA, on retrouve: 

• Les signatures électroniques qualifiées: permettent l’utilisation de cartes à puce ou de tokens légalement reconnus dans n’importe quel pays de l’Union Européenne pour produire une signature conforme à eIDAS;  

• Les signatures électroniques avancées: permettent l’utilisation d’un SMS ou d’une authentification forte pour signer.  

L’utilisation de la signature électronique implique, pour l’entreprise, de veiller à la validité juridique des documents signés électroniquement. En effet, présentée devant un tribunal comme une preuve électronique, il est important de s’assurer que la signature est valide au regard de la loi. Cependant, la validité d’une signature électronique n’est pas évaluée sur les mêmes critères qu’une signature manuscrite. Il est donc important de se préparer en mettant en place une politique de validation adéquate des signatures électroniques.

Un module de validation pour un service de signature électronique sur mesure

Pour être valable, une signature électronique, quelle qu’elle soit, doit pouvoir être associée à une personne physique. La validation de signature va alors consister à vérifier que la signature électronique a été réalisée conformément aux attentes de l’entreprise en termes d’identification du signataire, de nature du document et de type de signature. Le module de requête de validation va fournir ces informations à l’utilisateur et déterminer la conformité des documents par rapport aux critères d’acceptation des risques préalablement fixés par l’entreprise. Ces critères définissent alors la politique de validation. 

EVA a ainsi intégré depuis peu un module qui reconnaît une riche diversité de signatures avancées et qualifiées. Ce module, basé sur DSS (Digital Signature Service), l’implémentation de référence dans l’Union européenne, est capable de supporter plusieurs politiques de validation simultanément, que l’entreprise peut définir en fonction de ses propres besoins. En outre, chaque demande de validation introduite dans le module peut être exécutée par lot, ce qui permet de gagner du temps dans le processus de validation des documents.

Rapport DSS rendu accessible par rapport aux attentes de l’entreprise 

L’un des résultats de la requête de validation est un document PDF¹ qui détaille les informations d’une ou des signatures électroniques apposées sur le document analysé et apporte la raison de la validité ou de l’invalidité de ce dernier par rapport à la politique de validation sélectionnée et ce, de manière explicite.  

Ce rapport signé est ensuite conservé pour permettre à l’entreprise de garder la trace de la validité du document au cas où il serait nécessaire ultérieurement comme preuve électronique.

Une politique de validation évoluant avec les cas rencontrés 

Le contexte d’une politique de validation peut évoluer, ou encore de nouveaux cas de signatures considérées comme valides ou invalides peuvent être découverts dans le cadre des activités quotidiennes de l’entreprise.

Une équipe d’experts DSS aide l’entreprise à maintenir sa politique de validation (tout en préservant bien sûr la confidentialité des documents). Lorsqu’un document n’est pas automatiquement reconnu comme valide, l’entreprise peut décider d’envoyer une demande de support à l’équipe Nowina, qui se chargera d’analyser le cas d’utilisation particulier, de consulter le client et de proposer une mise à jour de la politique de validation correspondante.

Intéressé par cette nouvelle fonctionnalité ? Vous désirez en savoir plus?

Contactez-nous à info@nowina.lu 

¹Les autres résultats sont les rapports XML normalisés par ETSI dans le document TS 119 102-2. 

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Quelques années plus tard, il est aujourd’hui possible de faire un bilan.   

Une problématique courante en entreprise

Brunata est une entreprise luxembourgeoise spécialisée dans l’enregistrement et la facturation des coûts de chauffage, de refroidissement et d’eau en fonction de la consommation des résidences. La location et l’achat de détecteurs de fumée de haute qualité représentent également une partie importante de leurs activités. 

En l’espace de quelques années et au moyen de la digitalisation, Brunata a vu sa capacité de traitement doubler tout en réduisant significativement le personnel affecté à ces tâches. L’entreprise, comme beaucoup d’autres, disposait jusqu’à lors d’une charge administrative conséquente et était à la recherche d’un plan de digitalisation de ses processus dans le but de gagner en productivité.  

L’idée n’était plus d’acheter du matériel ou d’utiliser un logiciel standardisé mais de développer une solution sur-mesure adaptée aux besoins de l’entreprise. Très rapidement, tous les documents de l’entreprise ont été digitalisés et stockés dans une base de données. Un portail web a ensuite été développé pour les gérants des résidences. Ceux-ci peuvent alors facilement consulter les décomptes et factures.  La communication entre les gérances et Brunata est également simplifiée. Quant aux techniciens en déplacement, ils ont toutes les informations nécessaires sur une tablette. Ainsi, plus aucun papier n’est essentiel lors des interventions et les bons de commandes sont totalement dématérialisés

La signature électronique

En 2016, l’utilisation de la signature électronique a fait monter ce projet de digitalisation d’un cran.  Une solution qui s’est montrée d’autant plus efficace depuis la pandémie en permettant la continuité des activités sans obstacle. D’ailleurs, à ce jour, près de la moitié des contrats de l’entreprise sont signés électroniquement.

Une base de données qui centralise tout plutôt que 10 bases de données entre lesquelles il faut faire des liens    

Pour Patrick Marth, passer par un logiciel standardisé n’était pas réalisable. Il indique d’ailleurs : “la spécificité de notre travail est énorme, il n’existe, à l’heure actuelle, aucun programme sur le marché qui puisse couvrir tous les aspects de notre activité”. 

Une collaboration différente des autres

« Pour vous donner un exemple concret, pour ce qui est du service de facturation, nous constatons que les processus se font d’eux-mêmes, d’un simple clic. C’est un gain de temps énorme. Cela représente entre une demi-heure et une heure par projet et nous avons 500 projets par an. Et chaque service a été ainsi optimisé de manière significative dans ce processus de digitalisation. » 

Pour une entreprise si spécifique, il était plus adéquat de mettre en place une solution entièrement personnalisée. Nowina Solutions s’est alors imposé comme un acteur clé en combinant son expertise dans le domaine de la signature électronique avec une méthodologie de recherche et d’analyse robuste dans le développement de logiciels pour s’adapter aux besoins de Brunata et proposer une solution sur-mesure. 

En termes de gains de temps, d’argent et de productivité, Patrick Marth a donc pu atteindre les objectifs qu’il s’était fixé mais il ne s’arrête pas là. Le chemin de la digitalisation se poursuit encore à l’heure actuelle avec de nombreux projets en cours, notamment le développement d’une application à destination des locataires/propriétaires leur permettant d’accéder à l’index de leurs compteurs. Brunata n’en a donc pas encore fini avec Nowina Solutions et souhaite conserver cette belle collaboration dans le futur.

Pour plus d’information: www.brunata.lu

Pour nous contacter : info@nowina.lu   

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Dans ce contexte de crise sanitaire, nombreuses sont les entreprises qui ont été dans l’obligation d’avoir recours au télétravail. La nécessité de la signature électronique s’est alors fait ressentir lorsque les collaborateurs se sont vus dans l’incapacité de se rendre au bureau pour signer des documents de manière manuscrite.  

Le marché observe depuis lors une demande croissante pour la digitalisation du processus de signature. Néanmoins, la majorité des bénéficiaires de cette digitalisation a tendance à penser que le processus de signature s’arrête une fois que le document est signé et transmis. Ce processus ne s’arrête pourtant pas là. Lorsqu’un document signé doit rester valide au-delà de plusieurs années, la validité technique de sa ou ses signature(s) doit être préservée. 

Mais préservée de quoi ?  

Trois évènements majeurs peuvent invalider une signature électronique dite « basique » : 

• L’expiration du certificat : Prenons par exemple une carte d’identité. Cette carte d’identité a une date d’expiration. C’est pareil pour un certificat de signature. Une fois ce certificat expiré, celui-ci ne peut plus être utilisé pour créer des signatures. 
   
• La révocation du certificat : Comme la carte d’identité, le moyen de création d’une signature électronique (aussi appelé « clef privée ») peut être volé. L’utilisateur fait donc une demande de révocation. Il demande à son fournisseur que les signatures créées à partir de la date du vol ne soient pas valides. Le certificat de signature est alors révoqué. 
   
• La dépréciation des algorithmes cryptographiques : La puissance des ordinateurs augmente, et les chances qu’un attaquant puisse produire deux documents différents mais couverts techniquement par la même signature augmentent aussi. Certains algorithmes qui sont utilisés pour créer la signature deviennent un jour dépassés par la puissance des ordinateurs. Ces algorithmes sont alors dits dépréciés. 

Ma signature a été créée alors que mon certificat n’était ni expiré, ni révoqué et j’ai utilisé les algorithmes cryptographiques recommandés. Que puis-je craindre ?  

Le problème avec les signatures électroniques dites « basiques » est que l’on ne peut pas faire confiance en leur date de création. Une signature créée sur un ordinateur ou un serveur qui indique comme date le 1^er janvier 1990 indiquera que le document a été signé le 1^er janvier 1990. Il est alors tout à fait possible d’inclure au moment de la signature une date antérieure à la date de signature réelle. 

Comment faire confiance en la signature électronique si je ne peux pas me fier à sa date de création ? 

Le plus souvent, un horodatage électronique (en anglais « electronic timestamp ») est ajouté à la signature lors de sa création, par le logiciel de création de signature lui-même. Ces horodatages établissent la preuve que la signature existait à un moment donné. 

Maintenant que ma signature est horodatée, est-ce que mon document a besoin d’autre chose ? 

Afin de garantir la validité du document à long terme, il est également recommandé d’y inclure toutes les preuves que la signature et son horodatage n’étaient pas révoqués au moment de la signature. Ces données s’appellent les données de révocation, elles sont disponibles en ligne à un endroit donné mais il est très probable qu’elles ne soient un jour plus disponibles (par exemple, après l’arrêt des activités du fournisseur). Il est alors recommandé d’inclure toutes ces données dans la signature tant qu’elles sont encore disponibles. Finalement, un dernier horodatage est appliqué pour assurer que ces données existaient bien au moment donné et pour protéger leur intégrité. 

La validité technique de la signature est maintenant protégée pour plusieurs années. À plus long terme, il est recommandé d’inclure les données de révocation du dernier horodatage et de réappliquer un horodatage sur le tout. Ce processus se fait généralement dans le cadre d’un service de préservation. C’est d’ailleurs l’un des services qualifiés définis dans le règlement n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance, mieux connu sous le nom de règlement eIDAS. 

Tous ces niveaux de signature sont appelés « baseline levels » et sont définis par les organismes de standardisation tels qu’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) en Europe.

Besoin de plus d’informations sur la préservation des signatures électroniques ? N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : info@nowina.lu 

Auteur: Xavier SCHUL

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