Dans un monde où la digitalisation prend de plus en plus de place, la signature électronique est devenue un élément clé. La pandémie liée à la COVID-19 a accéléré le mouvement en faisant de la signature électronique un outil indispensable à un moment où les rencontres physiques étaient restreintes.

La fin de la pandémie a renforcé l'importance des signatures électroniques et leurs avantages, tels que le gain de temps, la rentabilité et l'impact positif sur l'environnement, sont largement reconnus. Aujourd'hui, ces signatures constituent un atout crucial pour les particuliers comme pour les entreprises.

Il n’en reste pas moins que de nombreuses questions subsistent :  Qu’entend-on par signature électronique ? À qui s’adresse-t-elle ? Quels sont ses avantages ? Comment fonctionne-t-elle ?

Qu’entend-on par signature électronique? 

La signature électronique se présente comme une forme de signature numérique qui utilise des systèmes de cryptage pour garantir la fiabilité, la sécurité et la légalité d'un document, conférant ainsi une valeur similaire à celle d'une signature manuscrite.

La signature électronique peut être utilisée pour diverses applications telles que les contrats, les accords commerciaux, les attestations, les bordereaux, etc. Il est important de noter que, grâce à la sécurité qu'elle apporte, la signature électronique garanti que les documents échangés dans les opérations faites en ligne n'ont pas été altérés et que l'identité du signataire a été vérifiée. Ainsi, Ainsi, la différence la plus notable avec la signature manuscrite est que, contrairement à cette dernière, aucun échange physique n'est nécessaire.

La signature électronique, oui... mais pour qui?

La signature électronique constitue un outil pratique et efficace, qui rationalise les processus de signature des documents. .Leur utilité s'étend à un large éventail de besoins des utilisateurs, qu'il s'agisse de particuliers ou de professionnels.

Avec la montée en puissance des processus numériques, la signature électronique s'inscrit aujourd'hui dans la tendance générale de la digitalisation des transactions.

Quels sont ses avantages ?

L'utilisation des signatures électroniques simplifie et accélère significativement les processus de signature des documents. Elle élimine les barrières géographiques et les délais postaux associés à la signature manuscrite traditionnelle. Cette méthode permet un traitement automatisé des documents signés, ce qui réduit considérablement les coûts et les délais.

Outre l'efficacité opérationnelle, la signature électronique contribue à améliorer l'empreinte environnementale en réduisant la consommation de papier et les émissions de CO2 liées aux signatures manuscrites. Leur adoption constitue un pas important vers une gestion moderne et respectueuse de l'environnement des documents.

En plus de fournir les mêmes avantages que les signatures postales, tels que la vérification de la date de signature, la signature électronique offre une sécurité considérablement accrue en comparaison avec les signatures traditionnellement utilisées. Cela inclut, sans s'y limiter, la validation de l'identité de la personne et la garantie de l'intégrité du contenu du document, en particulier dans les scénarios de signature à distance où la vérification physique de l'identité n'est pas possible.

Quel est son fonctionnement?

Il ne s’agit pas d’une simple image de votre signature, mais d’un procédé technique qui authentifie l'identité des signataires, confirme l'intention de signer (le signataire doit fournir son contenu pour créer la signature) et garantit l'intégrité du document (aucune modification ne peut être apportée au document sans qu'elle soit détectée).

La signature électronique est créée en utilisant des codes chiffrés et infalsifiables pour lier une signature numérique à un document électronique.

Pour assurer cette intégrité, la signature électronique utilise des codes sécurisés et infalsifiables qui permettent de lier un code numérique à un document électronique. Lorsqu'une personne signe électroniquement un document, une empreinte numérique unique (également appelée "hachage") est générée pour ce document. Cette empreinte est ensuite liée au document électronique à l'aide d'un lien mathématique unique (une clé privée) de la personne qui a signé le document. L'utilisation de cette clé privée est la preuve de l'intention de l'utilisateur de s'engager sur le contenu du document.

Bien que ces concepts mathématiques soient très complexes, leur mise en œuvre reste cachée à l’utilisateur, ce qui garantit que l'utilisation des signatures électroniques est facile et accessible à tous, tout en offrant des caractéristiques de sécurité avancées.

Que proposons-nous ?

Chez Nowina Solutions, nous proposons un logiciel de signature électronique facile à utiliser pour signer et valider des signatures en ligne. Cette solution ne demande rien de plus que :

• Un navigateur web;
• Un dispositif numérique pour signer et authentifier les documents (téléphone mobile, carte à puce, token, …);
• La création d’un compte sur notre plateforme "EVA”.

Il vous est alors possible de signer électroniquement tous types de documents en respectant les standards de l’organisme européen ETSI (European Telecommunications Standards Institute). La conformité d’EVA à ces standards vous assure que les autres parties prenantes pourront vérifier votre signature sans aucun souci (pour accéder à une vidéo de démonstration de notre plateforme, cliquez ici).

Notre équipe se tient à votre disposition pour vous accompagner dans votre digitalisation. N’hésitez pas à nous contacter à ce numéro +35226102053 ou par e-mail info@nowina.lu.

La récente pandémie a conduit à un réel besoin de passer au numérique, tant il est devenu essentiel de pouvoir assurer la continuité des activités à distance, y compris les processus de signature. Cependant, de nombreuses entreprises ont encore trop souvent recours à des signatures manuscrites. La paperasse générée par ces contrats papier est une énorme perte de temps pour l'entreprise et l'empêche de se concentrer réellement sur son activité principale.

La signature électronique est pratique, rapide et permet de signer un document sans avoir à se déplacer. Dans cette optique, EVA, la plateforme de signature électronique permet de créer un flux de gestion de documents entièrement numérisé en offrant un moyen convivial et sécurisé de signer des documents à l’aide d’une carte d’identité électronique ou d’un produit de signature ad hoc.  

Parmi les types de signatures supportés par EVA, on retrouve: 

• Les signatures électroniques qualifiées: permettent l’utilisation de cartes à puce ou de tokens légalement reconnus dans n’importe quel pays de l’Union Européenne pour produire une signature conforme à eIDAS;  

• Les signatures électroniques avancées: permettent l’utilisation d’un SMS ou d’une authentification forte pour signer.  

L'utilisation de la signature électronique implique, pour l'entreprise, de veiller à la validité juridique des documents signés électroniquement. En effet, présentée devant un tribunal comme une preuve électronique, il est important de s'assurer que la signature est valide au regard de la loi. Cependant, la validité d’une signature électronique n’est pas évaluée sur les mêmes critères qu’une signature manuscrite. Il est donc important de se préparer en mettant en place une politique de validation adéquate des signatures électroniques.

Un module de validation pour un service de signature électronique sur mesure

Pour être valable, une signature électronique, quelle qu'elle soit, doit pouvoir être associée à une personne physique. La validation de signature va alors consister à vérifier que la signature électronique a été réalisée conformément aux attentes de l'entreprise en termes d'identification du signataire, de nature du document et de type de signature. Le module de requête de validation va fournir ces informations à l'utilisateur et déterminer la conformité des documents par rapport aux critères d'acceptation des risques préalablement fixés par l'entreprise. Ces critères définissent alors la politique de validation. 

EVA a ainsi intégré depuis peu un module qui reconnaît une riche diversité de signatures avancées et qualifiées. Ce module, basé sur DSS (Digital Signature Service), l'implémentation de référence dans l'Union européenne, est capable de supporter plusieurs politiques de validation simultanément, que l'entreprise peut définir en fonction de ses propres besoins. En outre, chaque demande de validation introduite dans le module peut être exécutée par lot, ce qui permet de gagner du temps dans le processus de validation des documents.

Rapport DSS rendu accessible par rapport aux attentes de l’entreprise 

L'un des résultats de la requête de validation est un document PDF¹ qui détaille les informations d'une ou des signatures électroniques apposées sur le document analysé et apporte la raison de la validité ou de l'invalidité de ce dernier par rapport à la politique de validation sélectionnée et ce, de manière explicite.  

Ce rapport signé est ensuite conservé pour permettre à l'entreprise de garder la trace de la validité du document au cas où il serait nécessaire ultérieurement comme preuve électronique.

Une politique de validation évoluant avec les cas rencontrés 

Le contexte d'une politique de validation peut évoluer, ou encore de nouveaux cas de signatures considérées comme valides ou invalides peuvent être découverts dans le cadre des activités quotidiennes de l'entreprise.

Une équipe d'experts DSS aide l'entreprise à maintenir sa politique de validation (tout en préservant bien sûr la confidentialité des documents). Lorsqu'un document n'est pas automatiquement reconnu comme valide, l'entreprise peut décider d'envoyer une demande de support à l'équipe Nowina, qui se chargera d'analyser le cas d'utilisation particulier, de consulter le client et de proposer une mise à jour de la politique de validation correspondante.

Intéressé par cette nouvelle fonctionnalité ? Vous désirez en savoir plus?

Contactez-nous à info@nowina.lu 

¹Les autres résultats sont les rapports XML normalisés par ETSI dans le document TS 119 102-2. 

Après plusieurs tentatives de digitalisation de son entreprise, Patrick Marth, directeur et gérant de Brunata a décidé d’entamer un projet de digitalisation grâce à une solution conçue sur-mesure.

Quelques années plus tard, il est aujourd’hui possible de faire un bilan.   

Une problématique courante en entreprise

Brunata est une entreprise luxembourgeoise spécialisée dans l’enregistrement et la facturation des coûts de chauffage, de refroidissement et d’eau en fonction de la consommation des résidences. La location et l’achat de détecteurs de fumée de haute qualité représentent également une partie importante de leurs activités. 

En l’espace de quelques années et au moyen de la digitalisation, Brunata a vu sa capacité de traitement doubler tout en réduisant significativement le personnel affecté à ces tâches. L’entreprise, comme beaucoup d’autres, disposait jusqu’à lors d’une charge administrative conséquente et était à la recherche d’un plan de digitalisation de ses processus dans le but de gagner en productivité.  

L’idée n’était plus d’acheter du matériel ou d’utiliser un logiciel standardisé mais de développer une solution sur-mesure adaptée aux besoins de l’entreprise. Très rapidement, tous les documents de l’entreprise ont été digitalisés et stockés dans une base de données. Un portail web a ensuite été développé pour les gérants des résidences. Ceux-ci peuvent alors facilement consulter les décomptes et factures.  La communication entre les gérances et Brunata est également simplifiée. Quant aux techniciens en déplacement, ils ont toutes les informations nécessaires sur une tablette. Ainsi, plus aucun papier n’est essentiel lors des interventions et les bons de commandes sont totalement dématérialisés

La signature électronique

En 2016, l’utilisation de la signature électronique a fait monter ce projet de digitalisation d’un cran.  Une solution qui s’est montrée d’autant plus efficace depuis la pandémie en permettant la continuité des activités sans obstacle. D’ailleurs, à ce jour, près de la moitié des contrats de l’entreprise sont signés électroniquement.

Une base de données qui centralise tout plutôt que 10 bases de données entre lesquelles il faut faire des liens    

Pour Patrick Marth, passer par un logiciel standardisé n’était pas réalisable. Il indique d’ailleurs : “la spécificité de notre travail est énorme, il n’existe, à l’heure actuelle, aucun programme sur le marché qui puisse couvrir tous les aspects de notre activité”. 

Une collaboration différente des autres

« Pour vous donner un exemple concret, pour ce qui est du service de facturation, nous constatons que les processus se font d’eux-mêmes, d’un simple clic. C'est un gain de temps énorme. Cela représente entre une demi-heure et une heure par projet et nous avons 500 projets par an. Et chaque service a été ainsi optimisé de manière significative dans ce processus de digitalisation. » 

Pour une entreprise si spécifique, il était plus adéquat de mettre en place une solution entièrement personnalisée. Nowina Solutions s’est alors imposé comme un acteur clé en combinant son expertise dans le domaine de la signature électronique avec une méthodologie de recherche et d’analyse robuste dans le développement de logiciels pour s’adapter aux besoins de Brunata et proposer une solution sur-mesure. 

En termes de gains de temps, d’argent et de productivité, Patrick Marth a donc pu atteindre les objectifs qu’il s’était fixé mais il ne s’arrête pas là. Le chemin de la digitalisation se poursuit encore à l'heure actuelle avec de nombreux projets en cours, notamment le développement d’une application à destination des locataires/propriétaires leur permettant d’accéder à l’index de leurs compteurs. Brunata n’en a donc pas encore fini avec Nowina Solutions et souhaite conserver cette belle collaboration dans le futur.

Pour plus d'information: www.brunata.lu

Pour nous contacter : info@nowina.lu   

Un grand merci à Luxinnovation pour la publication de l'article à propos du projet de digitalisation de Brunata, un projet qui a débuté en 2015 !  

E-trash est devenue la première poubelle connectée du Grand-Duché de Luxembourg en 2016. Habituellement installée dans les immeubles d'habitation, cette poubelle vise à encourager le recyclage et à sensibiliser à la consommation de déchets.  

Pour plus d'informations, lisez notre article sur : Digital Innovation Hub - E-trash : la première poubelle connectée du Luxembourg (dih.lu) 

Nombreuses sont les initiatives mises en place au Luxembourg dans le but de réduire la pollution et d’encourager le recyclage et ce, d’autant plus depuis la modification de la législation¹ luxembourgeoise visant à prévenir et encourager le recyclage. Depuis lors, les résidences sont tenues par la loi de disposer des centres de tri. 

C’est là qu’intervient e-trash, qui en 2016, devient la première poubelle connectée du Grand-Duché du Luxembourg. Généralement installée dans les immeubles à appartements, cette poubelle a pour objectif d’encourager le recyclage et de sensibiliser ses utilisateurs sur la consommation des déchets.  

Qu’est-ce que e-trash et comment cela fonctionne ?  

Il s’agit d’une poubelle munie d’un boitier adaptable, destinée à recouvrir les différents modèles de conteneurs poubelles existants. Entièrement verrouillée, l’accès au dépôt de déchets ne peut se faire que par un tiroir basculant qui s’ouvre après la reconnaissance électronique d’un badge personnel fourni préalablement aux utilisateurs, permettant l’identification de ceux-ci à chaque dépôt.  

L’utilisation d’une poubelle connectée permet alors aux gestionnaires de copropriétés de mesurer facilement le volume des déchets par utilisateur, permettant la réalisation d’un décompte individuel. Dès lors, en suivant le principe dit du pollueur-payeur, la taxe s’accorde avec le volume de déchets de chaque utilisateur, les incitant à réduire leur consommation et à recycler un maximum. 

Un projet d'industrie de taille à la croisée de l'informatique, la mécanique et l'électrique

En matière d’informatique, Nowina Solutions a joué un rôle crucial dans la mise en place toute la connectique nécessaire à la réussite d’e-trash. De la configuration de badges à la mise en place d’un portail web permettant le monitoring à la collecte d’informations, Nowina a su s’adapter aux besoins du projet en mettant à profit son expertise informatique, et rassembler autour du même projet, les utilisateurs et les gestionnaires de résidences.  

Dans un premier temps, le défi a été de permettre une gestion optimale des accès. L’objectif étant de générer l’ouverture de la poubelle uniquement sur la présentation d’un badge personnel, il a été nécessaire : 

• De développer une liste d’accès centralisée contenant la configuration des badges personnels destinés aux utilisateurs ;  
• De configurer un boitier Datafox pour permettre de faire le lien entre la poubelle connectée et la liste d’accès.   

Ensuite, il a fallu mettre en place un portail web destiné aux gestionnaires de copropriétés afin qu’ils puissent accéder aux informations dont ils ont besoin pour la réalisation de décomptes. Dépendant de l’efficacité de la configuration du boitier, le portail se charge de recenser les informations de badgeages ainsi que les volumes de déchets relatifs à chaque utilisation. Les badgeages sont alors collectés en temps réel ou presque et centralisés pour réaliser le décompte. 

Pour ce projet innovant, il n’existait pas de logiciel “out of the box” permettant d’adresser ces besoins. En faisant appel à Nowina, e-trash a pu mettre en place rapidement sa vision du système, sans dépendre d’autres fournisseurs et garder ainsi son avance.  

Pour nous contacter: info@nowina.lu  

Les signatures électroniques ne sont pas valides ad vitam aeternam

Dans ce contexte de crise sanitaire, nombreuses sont les entreprises qui ont été dans l’obligation d’avoir recours au télétravail. La nécessité de la signature électronique s'est alors fait ressentir lorsque les collaborateurs se sont vus dans l’incapacité de se rendre au bureau pour signer des documents de manière manuscrite.  

Le marché observe depuis lors une demande croissante pour la digitalisation du processus de signature. Néanmoins, la majorité des bénéficiaires de cette digitalisation a tendance à penser que le processus de signature s’arrête une fois que le document est signé et transmis. Ce processus ne s’arrête pourtant pas là. Lorsqu’un document signé doit rester valide au-delà de plusieurs années, la validité technique de sa ou ses signature(s) doit être préservée. 

Mais préservée de quoi ?  

Trois évènements majeurs peuvent invalider une signature électronique dite « basique » : 

• L’expiration du certificat : Prenons par exemple une carte d’identité. Cette carte d’identité a une date d’expiration. C’est pareil pour un certificat de signature. Une fois ce certificat expiré, celui-ci ne peut plus être utilisé pour créer des signatures. 
   
• La révocation du certificat : Comme la carte d’identité, le moyen de création d’une signature électronique (aussi appelé « clef privée ») peut être volé. L’utilisateur fait donc une demande de révocation. Il demande à son fournisseur que les signatures créées à partir de la date du vol ne soient pas valides. Le certificat de signature est alors révoqué. 
   
• La dépréciation des algorithmes cryptographiques : La puissance des ordinateurs augmente, et les chances qu’un attaquant puisse produire deux documents différents mais couverts techniquement par la même signature augmentent aussi. Certains algorithmes qui sont utilisés pour créer la signature deviennent un jour dépassés par la puissance des ordinateurs. Ces algorithmes sont alors dits dépréciés. 

Ma signature a été créée alors que mon certificat n’était ni expiré, ni révoqué et j’ai utilisé les algorithmes cryptographiques recommandés. Que puis-je craindre ?  

Le problème avec les signatures électroniques dites « basiques » est que l’on ne peut pas faire confiance en leur date de création. Une signature créée sur un ordinateur ou un serveur qui indique comme date le 1^er janvier 1990 indiquera que le document a été signé le 1^er janvier 1990. Il est alors tout à fait possible d’inclure au moment de la signature une date antérieure à la date de signature réelle. 

Comment faire confiance en la signature électronique si je ne peux pas me fier à sa date de création ? 

Le plus souvent, un horodatage électronique (en anglais « electronic timestamp ») est ajouté à la signature lors de sa création, par le logiciel de création de signature lui-même. Ces horodatages établissent la preuve que la signature existait à un moment donné. 

Maintenant que ma signature est horodatée, est-ce que mon document a besoin d’autre chose ? 

Afin de garantir la validité du document à long terme, il est également recommandé d’y inclure toutes les preuves que la signature et son horodatage n’étaient pas révoqués au moment de la signature. Ces données s’appellent les données de révocation, elles sont disponibles en ligne à un endroit donné mais il est très probable qu’elles ne soient un jour plus disponibles (par exemple, après l’arrêt des activités du fournisseur). Il est alors recommandé d’inclure toutes ces données dans la signature tant qu’elles sont encore disponibles. Finalement, un dernier horodatage est appliqué pour assurer que ces données existaient bien au moment donné et pour protéger leur intégrité. 

La validité technique de la signature est maintenant protégée pour plusieurs années. À plus long terme, il est recommandé d’inclure les données de révocation du dernier horodatage et de réappliquer un horodatage sur le tout. Ce processus se fait généralement dans le cadre d’un service de préservation. C’est d’ailleurs l’un des services qualifiés définis dans le règlement n°910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance, mieux connu sous le nom de règlement eIDAS. 

Tous ces niveaux de signature sont appelés « baseline levels » et sont définis par les organismes de standardisation tels qu’ETSI (European Telecommunications Standards Institute) en Europe.

Besoin de plus d’informations sur la préservation des signatures électroniques ? N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante : info@nowina.lu 

Auteur: Xavier SCHUL

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Le 27 novembre 2017, la Commission européenne organisera un webinaire en direct sur la bibliothèque open-source DSS.

Le webinaire se déroulera de 10h30 à 12h00 et constitue une occasion unique de faire ses premiers pas avec DSS.

De plus amples informations, ainsi que le lien d'inscription, sont disponibles sur le portail numérique du CEF.

Le 22 mai dernier, Nowina célébrait son 5^ème anniversaire.

Et il s’en est passé des choses depuis cinq ans. Cinq années riches en projets, en expériences et en rencontres.

Il y a cinq ans, Nowina, c’était trois associés fondateurs et un projet. Aujourd’hui, Nowina, c’est 25 personnes et un positionnement de leader de la signature électronique et de la digitalisation.  

Des projets plein les cartons et entourée de ses partenaires, clients et amis, Nowina a soufflé ses 5 bougies. Tournée vers l’avenir, Nowina entend poursuivre sur son élan et continuer à accompagner les entreprises et administrations désireuses de digitaliser leur chaîne de création de valeurs en ce compris la signature pour une numérisation des processus complète, optimale et sécurisée. L’aventure continue!